賣了半世紀事務機,82歲理光設計未來辦公室

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圖片來源:蔡仁譯 攝影

1936年成立的理光靠著賣出一台台辦公室事務機,過了超過半世紀,獨霸一方,本業卻也難再成長,不過現在他們轉了一個彎,要推出辦公室規畫解決方案,佈局下一個十年成長。

一進門,先是「虛擬接待員」光子小姐在大廳迎賓,踏入辦公室,放眼望去全是一張張沒有抽屜、沒有隔層的桌子,也沒有文件櫃,資料全存在App裡。

這是OA(辦公室自動化)設備大廠理光(Ricoh)的台灣辦公室,也是他們實踐數位轉型的代表作。

理光亞太區董事長後藤和久。
圖片來源:蔡仁譯 攝影

老店新業務:雲端資料管理、辦公室空間規畫

1936年成立的理光靠著賣出一台台辦公室事務機,過了超過半世紀,全球140萬個企業的辦公室裡都有它的身影,成為和佳能(Canon)、富士全錄(Fuji Xerox)角逐的一方霸主。現在,理光開始幫企業在雲端管理起資料來,不僅替大大小小的辦公室規畫解決方案,甚至做起了空間設計。

這一步「轉彎」,不僅是理光幫別人轉型,更是理光自己的轉型。這個布局,埋伏了10年之久。「早在10年前,理光就發現OA設備市場已經成熟,接下來成長的幅度有限。」理光亞太區董事長後藤和久(Kazuhisa Goto)緩緩說道。截至今年3月,理光年營收達2.06兆日圓,這個數字單單和2016年同期相比,就減少了6.6%。

雖然這類辦公室必備設備在越南、印度、中國等發展中國家的市場仍在成長,但在日本、歐洲及美國都已經成熟,可以預見的是:未來10∼15年後,成長中的市場一樣會開始飽和,後藤和久表示:「我們知道是時候做出一些改變了。」

根據後藤和久透露,這一步也同時帶動理光「本業」的業績。2017年發表搭載平板電腦的事務機,從去年11月起截至目前,市占成長率達40%。

理光從2015年起,乾脆先以原有客戶為基礎正式跨足ICT(資訊與通訊科技)服務,從文件安全、物聯網、雲端來幫企業規畫辦公室解決方案,甚至連空間設計都包了,在未來2年內,也將投入2千億日圓作為整體營運策略的基金。

理光「虛擬接待員」光子小姐。
圖片來源:蔡仁譯 攝影

轉型管理關鍵:是人而非科技

2008年,理光在台灣成立的子公司營運規模也不斷擴大,總員工人數超過200位,去年增資新台幣1億5,550萬元,並在新北市建了新的數位影像處理中心外,現在更成立了商務空間規畫顧問事業處這個新團隊,專門服務辦公室轉型設計,也讓新的人才需求應運而生。

「我們以前沒有商業空間的顧問人員,現在組織成員不少是建築業的專案經理,需要跑工地;而另一種則是偏設計類,需要會畫工程圖,這些都是新的職缺需求。」台灣理光常務董事許博惇說。

該團隊在台灣的服務對象分為三類。第一類是「舊換新」,想透過新辦公室改造企業形象;第二類則是年輕一代的接班風,嘗試透過新辦公空間來吸引人才;第三類是店鋪要做零售業的解決方案。許博惇表示,第一類占比最大,超過50%,但往往也最難。「畢竟台灣人對轉型這件事還是會從人情的角度來思考,所以轉型管理是數位轉型最重要的一部分,必須先探討為什麼員工害怕改變?或許一開始就沒和員工說明改變後的好處為何。」許博惇說。

理光的互動式電子白板可以多方連線、同步進行視訊會議外,點選書寫功能更能立即手寫會議紀錄,讓開會更有效率。
圖片來源:蔡仁譯 攝影

他拿過去幫日本化妝品公司在台灣的新總部做「無紙化」轉型舉例:「第一個禮拜是過渡期,如果員工第一個禮拜不用新設備,接下來就都不會用了,所以要強迫、教他們用,這就是轉型管理。」理光在搬辦公室前就不斷向員工預告有什麼新設備,甚至把設備先搬到舊的辦公室,讓員工實際操作。

理光認為,數位轉型成功最重要的因素仍是「人」。倘若把新科技都塞給員工,員工不會用,對企業而言也只是重複的投資,可能在浪費之後,員工反而更害怕數位轉型。

理光集團

成立時間|日本總部1936年,台灣公司2008年
主要業務|辦公室事務設備、空間規畫顧問服務等
轉型時間|3年
投入資源|2019∼2020年將投入2千億日圓

轉型成績單

技術︱物聯網雲端技術、文件數位化、會議室資源管理系統、大數據分析
成績︱搭載平板電腦的事務機市占成長率達40%

文:唐子晴

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