一張座標圖,教你如何花對力氣、工作更有效率!

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圖片來源:mali maeder from Pexels

若以工作的「緊急度」和「重要度」做為十字座標,可以將我們平日所處理的工作區分為四個象限。這四個象限分別為:

  •   緊急度和重要度都高的A象限、
  •   緊急度低但重要度高的B象限、
  •   緊急度高但重要度低的C象限、
  •   緊急度和重要度都低的D象限。

想要讓工作變得輕鬆,你認為應該把心力投注在哪個象限的工作上?

根據前一節的理論,重點在於如何杜絕意外狀況的根源,也就是應該把心力投注於B象限的工作上。假如A象限是意外狀況或客訴問題本身,那麼B象限就是引發A象限的根本原因。

上方的示意圖內,列出了各象限的一些具體例子。

例如「培育部下」雖然在B象限,但如果擱置不理,緊急度就會逐漸攀升,最後以其它形式出現在A象限。譬如說部下沒有教好,會引發客訴之類的問題。

換句話說,A象限的工作都肇因於B象限的工作沒有確實完成。

正因為如此,只要將心力投注在B象限的工作上,A象限的工作就會減少,如此一來就能有更多時間投入真正該做的工作上。

雖然教育、機械維護保養及建立計畫都是不具急迫性的項目,但是要讓工作變得輕鬆,確實完成這些項目才是捷徑。

出現在A象限的事情,都是會引發負面影響的事情。因此如果一天到晚在處理A象限的工作,代表著事態正處於隨時可能會一發不可收拾的局面。

相較之下,B象限的工作不僅有助於預防A象限的問題,而且大部分都是能帶來正面幫助的工作。

工作是游刃有餘,還是手忙腳亂,取決於你將時間與精力投注在什麼樣的工作上。

提升工作能力的秘訣:將時間與精力投資在B象限的工作上,工作就會愈來愈上軌道。

本文節錄自樂金文化《再忙也不會出錯的完美工作執行力》一書,作者為鳥原隆志 

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