你能透過文字闡述主張嗎?寫出好文章的 4 步驟!

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圖片來源:Green Chameleon on Unsplash

即使腦中有許多絕妙的好點子,如果無法化為文字或言語傳達出去、讓他人理解,一切也只是枉然。其實,我們平常就能透過寫作的訓練,來培養清晰的邏輯。

階段一:創造專屬的想法抽屜

許多教導寫作的書,都會強調一點。如果閱讀的量不夠多,就無法寫出好文章。也就是說,如果資訊不夠充足的話,寫文章時就會有困難。即便寫的是報告書、企劃書也一樣,如果沒有收集充足的資訊,很難傳達自身的主張與關於該主張的根據。在寫作之前必須整理想法,這樣才能寫出好文章。

想要輕鬆自在地撰寫文章的第一個階段是:創造可以裝盛各種資訊且專屬自己的想法抽屜。

這是平常就要進行的工作。上班族一天接收的資訊有多少呢?閱讀的報導有幾篇呢?觀看的 YouTube 影片量是?接觸的資料有多少?電子郵件有多少?根據某一項調查顯示,二○一一年美國人每天接收的資訊量比一九八六年增加了五倍之多,相當於每天多讀了一百七十五份報紙。即使扣除工作時間只計算閒暇時間,也多看了十萬個單字。

因為接收的資訊太多,所以多數人就只是看而已,事後根本不可能記得。還有,由於資訊不斷地更新,因此想找回看過且需要的資訊也變得越來越難。大家應該都有過這樣的經驗,明明記得在哪裡看過,但不管怎麼搜尋就是找不到。為了預防這種情況,必須創造資訊的抽屜。

在數位世界來臨前,就已經存在各式各樣的文書保存方法了。過去會製作成剪報或用文件夾收集起來。然而,數位時代來臨,我們不再需要保存實體,可以運用數位的方式保存,需要的時候再利用印表機,就可將資料召喚到眼前。

身處這樣的時代,該怎麼做才能輕鬆保存資料呢?我個人是使用 EVERNOTE 軟體來創造自己的抽屜。當然,不管使用怎樣的軟體都可以,你可以選擇適合自己的。但有幾個功能我建議是必須要具備的,即儲存要簡易,搜尋要方便。

在查看網路上的資料時,只要按幾下滑鼠就可以儲存到自己的抽屜裡。就EVERNOTE 來說,只要點擊,就可以將正在觀看的頁面儲存起來,也可以搜尋PDF或圖像檔裡面的文字。還有一個必要的功能是,可藉由拍照將需要的資料儲存成掃描檔,這樣使用起來會更方便。

收集資料的時候,請創造自己的分類系統。不要只限於跟工作有關的領域,不管什麼領域,只要覺得是對自己有用的資訊,都可以一起收集,這有助於日後知識的融合。養成做筆記和收集資料的習慣非常重要。(一個有力的標題,讓簡報能自己開口說話!下出好標的5個秘訣

《完美的讀書方法》作者高永成曾在某一場演講中公開自己收集資料的方法。他說他看書的時候,會將應該要記住的部分,以書名、領域、頁數等進行有系統的記錄,寫文章的時候,就可以立即搜出需要的資訊並加以活用。

階段二:明確訂出文章的主題

有了創造資料庫的習慣後,寫作時的恐懼就會變少。就像要為家人做飯時,冰箱裡已充滿各種食材一樣,接下來只要決定要做什麼料理就可以了。在公司需要撰寫的報告通常都已經有了主題,因為主題很明確,看的人想要的資訊已經揭示。如果還是不確定要寫些什麼,就必須再次向對方確認。

即便處在難以確認的情況,也不可以貿然地開始寫,我們可以先設定假說並明確地訂出文章的主題。這麼做是要確定我要給予讀者怎樣的訊息,有可能是單純地傳達資訊,也有可能是催促行動的文章。

假如我要寫一份名為「二○一九年銷售不佳原因」的報告書,就必須洞悉為什麼會出現銷售不佳的情形,然後針對今後如何改善現況、如何行動,發表展望。但若文章的主題僅是「二○一九年銷售報告書」的話,因為主題太過籠統、內容很廣泛,寫起來就會相當苦惱。所以想要寫出好文章,明確地訂出主題很重要。(想管理好別人,得先學會領導自己!給主管的3堂自我修練課

階段三:建構整體骨架

如果已經訂好文章的主題,在確認所需的資料後,就必須針對要做什麼發表意見,此時也還不能直接進入撰寫文章的階段。寫文章時,如果一開始就一個勁兒地開始寫的話,就跟沒有地圖就去找路的行為一樣魯莽,不僅會迷路,還會為了確認自己走到哪裡而不斷地回到起點,徒增辛勞而已。為了解決這個問題,必須活用金字塔結構來建構文章的整體骨架。

而可以有效率地建構文章骨架的軟體是數位心智圖。基本上,因為可以分階段進行建構,所以可以從直線式思考中跳脫出來,轉換成放射狀思考,然後輕而易舉地形成金字塔結構。在中心主題的位置寫下文章的主題,然後寫出文章要包含的內容,這時候活用的方法就是5W2H法。5W2H法是包含「Who(何人)」、「What(何事)」、「When(何時)」、「Where(何地)」、「Why(為何)」、「How(如何)」的基本六何法再加上「How much(多少)」。對記者來說,撰寫報導時,只要活用基本的六何法,基本架構就沒問題了。

在中心寫下主題,並對自己拋出疑問。什麼時候要做這件事?為什麼要做?為了實現目標要做什麼?要如何做?要由誰來做?需要多少成本等,藉由拋出這些疑問,讓資訊開始往某一處聚集。然後找出根據並貼在寫好的意見上,再藉著添加實例完成心智圖、金字塔結構的基本骨架。

透過這個方法完成文章開頭到結尾的骨架,可使工作時間縮短,並解決失去文章寫作方向的問題,也能更有效率地寫作。

階段四:轉換成文章

當文章的骨架已經建構完成後,現在就只剩下寫文章這件事了。用心智圖建構的骨架是說服某人的好文章,但大多數人還是比較習慣讀直線式思考的文章,所以需要將文章重新寫成大家習慣的閱讀模式。建構骨架時,如果是用句子來建構的話,可以將那些內容重組;如果僅是列出單字或關鍵字的話,就要填入肌肉,使其成為一篇完整文章。(在報告中引用數字有學問!試試「三明治模式」,讓垂直溝通更流暢

在這個過程中,你可能會覺得,好像同一件事情做了兩次,但就如同看著導航找路一樣,這將成為行雲流水般地撰寫文章及整理文章的經驗。

采實《讓思緒清晰、工作有條理的大腦整理習慣》

本文節錄自采實文化《讓思緒清晰、工作有條理的大腦整理習慣》一書,作者為金炅祿