你還在用PPT提案嗎?試試亞馬遜的「6-pager」報告法,讓重點一目了然

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圖片來源:Jopwell from Pexels

在一般公司裡,開會的時候經常會在PPT 簡報裡,用幾行字點出重點,再配上看起來很厲害的圖表,接著報告者就會以這份PPT 為基礎,開始口沫橫飛地進行說明。但在亞馬遜幾乎見不到這般光景,亞馬遜要求發表者寫出被稱為「6-pager」的六張A4的文字稿。大原則就是以「像在為對方說明」的方式去書寫,讓沒有相關背景、相關知識的人,也能在僅讀完這六張書面資料之後掌握會議內容。

為什麼亞馬遜內部討厭使用PPT?

貝佐斯說,PPT 這種報告方式對報告者來說雖然方便,但對台下的聽眾來說並非如此。因為報告者能用話術去強調自己想強調的部分,對於那些不想多提的內容也能用話術來掩蓋過去。這樣一來,整體內容當中,只會有一部分被加入投影片並傳達給聽眾,若想徹底了解報告內容,就必須在報告的過程中提問,但通常只要提問就很容易破壞會議的流暢度。再加上報告者的能力也會影響報告本身,一些內容可能會被刻意誇大或被刻意略過,也有可能會因為聽眾不同的理解方式,造成日後產生不必要的誤會。

反之,六頁文字稿「6-pager」則是能讓聽眾了解,卻讓報告者變得麻煩的方式。通常要寫好一份6-pager 得花上好幾週的時間,與(快的話)只要幾小時就能大功告成的PPT 非常不同。表面上看起來有點浪費時間,但這麼做就能讓報告者更深入思考、調查、撰稿與修改,將報告內容整理得有條有理。

6-pager 有規定的字體、字級大小和留白空間,基本上要用Verdana 體並調成10的字級大小,留白則選用最窄的narrow 格式。整體結構會依照文件的特性有些微不同,但基本框架如下:

提案時的 6-pager 結構

  • 背景與問題
  • 解決問題的方式(誰去解決、如何解決、可能發生的結果)
  • 不同解決方式間的比較
  • 將採取的行動以及對公司帶來的影響

除了6-pager 之外,在亞馬遜還有一種很常寫的文件,就是新聞稿。一直以來亞馬遜都非常強調「用消費者的角度去思考」,所以在規劃新事業的時候,會要求負責人寫出一篇新聞稿,內容是當事業有了結果之後可能會出現的報導內容。從讀者的觀點出發,點出產品或服務的核心價值。這樣的一篇新聞稿,能激勵所有部門,朝著同一個目標一起努力到最後。

將千辛萬苦準備好的資料,印好需要的份數,並發給與會者之後,就會有一個對亞馬遜人而言非常熟悉,但對外部人士來說非常陌生的景象上演—會議開始後的十五至三十分鐘內,不會有任何一個人出聲。與會者簡單地打招呼握手之後,就會拿起桌上的資料開始埋頭閱讀,讀到一半即便有問題或是看不懂,或是有其他意見時,都不會直接舉手提問,而是提筆將腦中的想法寫在紙上並把資料讀完。

當所有人都讀完、也做完筆記之後,就會回到第一頁,依照6-pager 順序展開各種討論。因為已經先透過文字資料掌握了完整的內容,所以報告者不需要多加說明,而與會者只需要按照筆記內容提問,一有想法也可以隨時提出,這麼做就能在所有人都徹底了解會議內容的情況下進行討論。

本文節錄自遠流《跟貝佐斯學創業:我在Amazon 12年學到再多錢都買不到的創業課》一書,作者為朴鼎浚

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