讓「敏捷」變成適應「新常態」的超能力,看聯合利華、Volvo汽車怎麼做?

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圖片來源:Bonneval Sebastien on Unsplash

敏捷管理、敏捷開發、敏捷測試、敏捷行銷像是雨後春筍般成為新興的熱門關鍵字,管理階層亟需在時間的夾縫中思考與檢討既有的業務結構和運作方式是否依然可行,企業透過軟體效率與數位化流程來「化危機為轉機」的應變能力顯得更加重要。

COVID-19重創全球經濟,儘管多數企業為當前經濟現況苦苦掙扎,反觀那些數位化程度高的企業卻能持盈保泰,也凸顯「數位轉型」的重要性,如何「敏捷(Agile)」地將想法和模式落實到實際執行與生產上,正是目前企業在這次災難中最希望擁有的超能力。

進入後疫情時代,當下企業組織正在磨合並適應遠距工作的模式,從工作時間安排到與客戶會面的方式都發生質變。儘管團隊努力維持生產力,但仍需一段學習曲線,才能適應當前的遠端工作機制,直到形成另一種「新常態(New Normal)」。

舉例來說,從大隔離開始,大多數員工需要迅速切換到遠端工作,同時維持較高的數據安全、開發速度和營運品質,與此同時,客戶端也在改變中,像是專案項目被暫停或加快,預算修改頻仍等等。

適應後疫情時代的多變節奏,企業張臂擁抱敏捷開發

面對瞬息萬變的大環境、客戶需求隨時更迭,為了縮短響應周期、促進工作效率,企業重新審視專案管理與技術實踐的方式,也讓2001年就被提出的敏捷宣言(Agile Manifesto)捲土重來,所衍生出的敏捷軟體開發(Agile software development)、敏捷管理(Agile Management)等方法論,讓企業組織與員工在大流行期間能夠迅速「適應」變化中的專案開發、IT系統、生產流程與營運模式。

根據敏捷服務供應商Digital.ai「企業敏捷狀態年度報告(Annual State of Agile Report)」的統計,企業組織採用敏捷開發有幾項優勢,包括88%的受訪者認為他們更有能力因應不斷變化的優先事項,83%的人提高了團隊生產力,81%的人認為團隊士氣和工作動力接因此而提高,還有81%的人加快了產品上市時間。

除此之外,從1994年開始研究IT專案成功率的StandishGroup,在一項研究中收集了2013年到2017年4000個專案項目的數據資料,他們發現「敏捷式」方法比傳統的「瀑布式」方法的成功可能性高出2倍,而傳統專案的失敗或被取消的可能性則多了3倍。

以大型企業為例,過去主要的開發模式較為傳統,多以企業內部的IT團隊為開發主力,然而,隨著數位化程度逐年提升,許多大型企業的「數位資優生」張臂擁抱敏捷開發,像是生活消費龍頭聯合利華(Unilever)與汽車商Volvo皆積極引進創新的開發方式,從敏捷的基礎知識著手,藉以發展出有如網路公司或IT企業般靈活性與適應力兼備的開發能量與數位競爭力。

值得注意的是,「敏捷」的指導原則是為了使團隊可以一次專注於一項任務,並具有隨著客戶需求和市場變化而迅速做出響應並進行調整的能力。而這種方法的關鍵是:如果一次嘗試太多事情,團隊最終將因不堪負荷,在混亂中失敗。

即時滿足消費者迫切的需求,「敏捷」的聯合利華6周推出抗疫洗手液

有鑑於全球生活消費產品市場的高度競爭,消費者喜好驟變,聯合利華矢志成為一個端對端的敏捷性組織,在行銷計劃、供應鏈、物流和產品製造都需要快速應變以符合不斷變化的消費期望,大幅縮短產品生命週期來滿足消費者各式各樣的新需求。多年來,聯合利華著手建立了一種頻繁溝通和合理問責的遠端工作文化,而這種快速反應、排除障礙的敏捷特性,正好在這次疫情中獲得印證。

聯合利華執行長Alan Jope表示,冠狀病毒侵襲擊後不久,Suave洗髮精和Dove沐浴乳的製造商就積極擴充了之前規模很小的洗手液業務,隨著市場需求驟增,機動性的重新調整了旗下生產線的用途,將洗手液製造從原本的兩個拓增到60多個製造工廠。短短五個月內,品牌產能提高了600倍,並且在65個新市場推出了消毒產品。包括清潔噴霧劑、洗手液等等,這類消毒產品的銷售額在第二季成長了26%。

更快的上市時間需要更多的測試以及更高的品牌忠誠度。聯合利華人力資源執行副總裁Michael Clementi在一場演講中表示,「當世界需要洗手液,我們在6個星期內,將7種產品從創意推向市場。企業想要成為敏捷組織,學習和快速失敗是過程的一部分。當速度成為關鍵時,以嘗試、冒險、學習來縮短週期時間的文化,讓團隊建立了更高的責任感和敬業度。」根據聯合利華的員工調查顯示,敏捷團隊讓他們高效工作的信心提升了8%,還消除了不同團隊間的障礙。

Volvo汽車想做出「有輪子的電腦」,積極變身「敏捷」企業

汽車業正歷經革命性的變化,汽車電動化、自動駕駛、車聯網、共享經濟可以說是全球汽車產業數位轉型必然的發展趨勢,Volvo擁有約4萬名員工,每年產能約70萬輛汽車,在科技進展和響應能力的雙重壓力下,如何做出一台符合潮流的「有輪子的電腦」?汽車產業最受注目的就是新車上市的時間表,必須被嚴格的執行。下一個型號將在某個日期交付,決定了就必須被完成。一般一個新的型號必須在距離現在的兩年半內完成,這種信念幾乎在所有汽車公司都成立。

畢竟消費者不想花太多時間選擇想要的功能,然後再等待十個月以上才能買到理想中的那台車,他們想在一開始就選購一台擁有所有先進功能的夢幻車種。Volvo汽車產品創造的持續改進和變更負責人Anna Sandberg進一步指出,汽車製造從始於計劃,車廠必須訂購所需的所有物料,以便為開始生產做好準備。所有材料必須在正確的時間到位,必須很早就提前預定。否則將面臨巨大的供應缺口,期間就需要透過敏敏捷開發來維持運作,一旦發現問題,就即時提出替代方案。

Volvo在2017年初導入規模化的敏捷管理框架SAFe,啟動了「敏捷產品流」計劃,以適應不斷變化的產品需求與開發過程。當軟體管理團隊決定讓員工一起使用SAFe,便對工作人員展開了強化培訓,花費了超過15萬個工作時數來培訓各個方面的敏捷人員以及約2,000名的SAFe主管,讓員工深入了解什麼是SAFe及工作原理。Volvo歷經兩年半的敏捷轉型,從敏捷軟體開發、軟硬體產品開發,再拓展到整個企業的敏捷管理,在2019年12月正式結束了基礎的免捷轉型階段,進入持續改進的階段,然而這場敏捷之旅仍在繼續中。