老字號溫泉旅館「陣湯屋」在時代的夾縫中驚險存活,經營者透過開發經營管理系統「陣屋Connect」將危機化作轉機,改善品牌營運流程,其系統也提供給中小旅館使用,成為品牌踏入數位轉型重要的敲門磚。

日本百年老字號溫泉旅館元陣湯屋十多年前面臨倒閉危機,第四代經營者為了改善營運狀況,開發了適用中小型旅館的「陣屋Connect」經營管理系統,以改善無效率經營的困境,除了自身經營的湯屋應用此工具之外,也提供月租方案供其他中小型旅館使用。

服務流程

「陣屋Connect」協助旅館業運用經營管理系統改善營運流程(包含預約、客戶服務、廚房管理、清潔和設備管理、出勤、管理/營銷等),以提升旅館業的營運效率。

1. 預約管理

客戶預訂資訊集中管理。

圖 1:預約管理
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2. 客戶 check in

員工可透過電腦或平板即時共享客戶資訊,如姓名、預計抵達時間、用餐偏好等;並透過車牌辨識系統,辨識抵達客戶並傳送客戶抵達通知予員工。以準確安排人力,並提供客戶周到的服務。

圖 2:客戶 check in
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3. 廚房管理

廚房螢幕直接顯示客戶預訂菜單、客戶偏好、是否在慶祝紀念日/生日等資訊,以精簡內部溝通,同時有效率地提供客戶專屬服務;並提供烹飪時間、採購管理、成本控制報表。

陣屋 Connect 官網
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4. 清潔和設備管理

員工清潔完房間後,可透過平板一鍵式回報房間清潔完畢,與團隊成員同步房間清潔狀態,增進溝通效率;員工遇到設備故障可透過平板拍照回報於系統,以使故障快速排除。

圖 4:清潔和設備管理
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5. 人事管理

提供輪班、出勤、人事成本管理報表。

圖 5:人事管理
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6. 營運管理

產生利潤管理、成本管理可視化報表,旅館管理者可透過系統遠距掌握銷售/預定狀況,隨時可做出管理決策。

圖6:營運管理
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應用效益

日本目前已有 300 多家設施(包含旅館、醫療設施、養老院等)使用「陣屋 Connect」的系統,當中有不少旅館品牌分享其導入「陣屋 Connect」後的效益,例如:員工可透過手機、平板電腦等共享客戶資訊,如客戶當天臨時更改預定內容,可透過系統迅速同步傳達給員工,以利員工做出正確決策,並提供給客戶專屬的體驗,例如送上生日、紀念日祝福。

此外,過去客戶的資訊只存在資深員工的經驗中,但透過系統的管理紀錄,可讓新進、兼職員工直接透過系統參考過去歷史資料、客戶偏好,讓新進、兼職員工也可提供客戶更完善的服務。

還有過往有些旅館已有導入系統,但主要集中於銷售管理、客戶管理,而「陣屋 Connect」以「毛利率管理」為核心,例如管理者可透過系統設定一道菜的毛利率,廚師接獲決策後可自行控制成本,協助旅館更精細的管理每個部門和產品利潤。

資料來源:陣屋TVBS-FOCUS

本文授權轉載自《FIND

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資策會數位轉型研究所─FIND中心為協助產官學研各界清楚瞭解國內外網際網路相關的基礎建設及應用內涵,定期進行網際網路相關的應用基礎指標研究與調查,以及跨國政策及產業發展的觀測;成果除作為國內各界人士的研究參考與重要基礎資訊外,更是國內政策制訂的基石以及跨國間互相交流的重要研究資料。

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