數數看,你得用多少種數位(溝通)工具,才能完成一整天工作?

不時檢查 Email 確認主管回覆,再到 LINE 或 Slack 上,詢問同事幾項工作內容,順便打開 trello 或 Airtable 等專案管理工具更新進度,最後急急忙忙上傳簡報到 Google 雲端硬碟後,就趕著出門拜訪客戶。

現代各種服務走向線上,就連職場各個環節與流程也不斷數位化,但這麼多工具,我們真的變得更有效率嗎?

專攻使用者體驗的尼爾森諾曼集團(Nielsen Norman Group)針對這個問題展開研究,發現不僅未能提高效率,公司內部使用大量數位工具時,反而替員工帶來認知負擔,他們經常不知道什麼場景要使用哪些工具,在不同工具間轉換也讓人煩躁。《Fast Company》則提到,尤其在疫情嚴重的地區,那些在家工作的上班族得更頻繁使用數位工具,75% 的人已經覺得自己 「數位超載」。

當工作者陷入數位超載時,不僅削弱工作效率與注意力,更可能引發工作倦怠、降低職場滿意度。因此,當公司決定處理原本為了提高工作效率、卻徒增困擾的數位工具時,《Fast Company》分享了顧問公司 MLC Strategy Advisors 提供的 3 步驟解法:

1. 盤點現況

準備有所改變之前,最好還是攤開現有的工具,了解哪些對員工有用、哪些沒用,或團隊大部分合作和溝通,都發生哪個平台上,尤其現在不少工具都會在方案中,綁入員工很少使用的功能,趁這個機會大掃除,還可能節省下不少開支。

2. 獲取回饋

盤點結束之後,理想情況是團隊習慣或喜好的工具,與公司原本設定的方向一致,就能快速捨棄使用頻率低的工具。

但如果碰上公司原本設定 A 工具、員工們卻更偏好 B 工具的話,那便意謂著過去資訊傳達並不夠透明,只有少數人會在指定平台或服務上交流。建議找個時間與員工談談,為什麼其他工具會更有效率,也許那才是最好選擇。

3. 制定明確使用方式

基於前面步驟的整理和回饋,就能提供員工各項數位溝通工具的明確使用守則,幫助他們能在正確的時間與需求,使用正確的工具,公司也能制定在各別工具上有效的回覆方法,加快工作效率。像是 LINE 上面適合快速同步進度,或處理簡單問題,但碰到大型難題時,最好整理為雲端文件並分享給相關團隊,確保大家擁有相同認知再開始處理。

當然,這套工具守則可以持續精進,尼爾森諾曼集團認為公司能採取類似績效考核的方法,替數位溝通工具設定觀察標準,像是每個月有多少討論、決定在上面發生,數量成長還是衰退,判斷其是否仍適合作為主要管道。

最後,不一定任何討論或溝通,都得發生在線上服務中,有時候直接敲定一場快速會議或打個電話,反而能更快釐清問題,《Bloomberg Law》就觀察到有公司制定了一項規則:如果某項議題得寫上超過兩封 Email 時,就請他們拿起電話先討論,減少來回信件所浪費的時間與心力。

資料來源/Fast CompanyNielsen Norman GroupBloomberg Law

本文授權轉載自《經理人

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