本土疫情升溫,中央流行疫情指揮中心今(19)日宣布,全國疫情警戒升至第三級,確保全國各類防疫標準保持一致。為遵守企業持續營運指引之防疫規定,接下來勢必會有愈來愈多公司改採取在家工作、遠距上班等措施,確保分流,該如何確保在家上班的工作效率?遠距上班又有什麼優勢和缺點?

去年,全球經過疫情洗禮,各企業對「遠距辦公」已有不少的心得,如資誠聯合會計師事務所已決定讓遠程工作成為員工的「永久選項」;但也有如美國金融集團高盛銀行執行長 David Solomon 所言:「我們應該盡速修正這種畸形模式!」顯見大企業對於遠距辦公一事意見相左。

根據英國經濟及社會研究理事會(Economic and Social Research Council)近期發布的調查報告,以「工作產能」(商品或服務的產值)為標準,有 54% 受訪者認為,他們在家工作時每小時的工作產能比進辦公室來得多。

若再加上「持平」者,有高達 90% 的受訪者同意即使在家工作,生產力也不會下滑。換句話說,只有 10% 的受訪者認為他們的生產力不如在辦公室內高。 那麼,為什麼網路上還是有許多聲音說:「我工作變得沒有效率」?

生產力和員工心理健康,呈現高度正相關

英國經濟及社會研究理事會在調查中同時也向受訪者詢問了他們在家工作的心理健康狀況,並使用世界衛生組織的 WHO-5「幸福指標量表」評分。結果顯示,遠距工作者的生產力與心理健康呈現高度正相關,而生產力最高者的心理健康得分更是最低者的兩倍。

不過,這無法得知是因為心理健康不佳導致生產力下降,還是因為良好的工作效率讓心裡覺得很「幸福」,因此研究再做了進一步的詢問。超過 90% 的受訪者表示,他們可以長時間專注於一項工作;有 94% 的人認為,他們能夠利用在家工作取得的「彈性」重新安排工作任務,提升工作效率。

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在家工作需面對許多令人容易分心的元素。
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至於在家工作究竟是否容易不專心,有 85% 的人認為即使家裡有床和沙發等讓人容易分心的工具,他們還是能保有自制力,不被分散注意力;也有 83% 的人認為,即使真的被沙發、電視誘惑「小歇一會」,要迅速回復集中力也沒有問題。 換句話說,只要能自我調節,保持心理健康,提高工作效率沒有問題。

當然,壓垮員工的心理狀況並非只有工作效率,從被關在家裡無法社交、所得較先前降低、小孩也在家上學,甚至每日公布的確診數字都會造成神人們的心理壓力。因此,企業若要確保員工在家中仍能夠有效率的工作,讓員工保持「快樂的心」是有必要的。

保持一定工作效率,靠這 6 招

無論是身心狀況好或不好的人,將在家的工作時間做最大化都是必須的,跟著下列幾點相當重要:

1. 將重要事件列入計畫表

雖然超過 9 成的人認為在家依舊能專心工作,但不可否認在家更容易碰上「小朋友要念故事書」等臨時性雜事要處理,因此,把工作時間表設定出來較能有效安排時間。例如何時要開視訊會議、何時要與客戶通電話等,把今日主要工作項目記下來後,就方便去運用零碎時間。另還有個小訣竅是,可以視自己一天當中精神最好的時段,安排最困難的工作事項,增加效率。

2. 分開工作時間和私人時間

工作很重要,但生活亦然。工作時間若超出計劃的時間,難免使人身心俱疲,導致生產力下降,因此工作和個人生活必須分門別類,要在工作表寫上「不上班」的時間。例如,晚上時間就別再查看電子郵件,才不會失去生活重心。

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即使在家工作也別忘了適時休息。
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3. 記得休息

平常我們坐辦公室,在茶水間與同事閒聊就是最好的休息時間,但在家很容易一坐就是一個下午。根據伊利諾大學的研究,短暫休息兩次的工作者相比不休息的團隊,在完成任務時更有生產力。可以幫自己在每 50 分鐘設定鬧鐘休息 10 分鐘,以 1 小時為單位也更好安排工作。

4. 化妝和穿正裝工作

即使可能整天都不會與他人互動,但成功的著裝包含洗臉、刷牙都很重要!只穿運動褲甚至睡衣、睡褲雖然更舒適,但很有可能一不小心就「床上躺平」了。何不把這段期間當作試驗新衣服、新妝容的機會呢?

5. 創建辦公場域

若沒有安排適合的環境,在沙發甚至在床上工作較容易影響工作效率,建議應該盡量在書桌或椅子上工作,以身體狀態告知大腦是現在上班時間,處理事情能夠更加機警,更有信心並且更有條理。

6. 與同事保持聯繫

在家工作難以彌補的,就是協作和社交的時刻,不過真的不必因在家中工作而丟失它。嘗試每週至少兩次與同事聯繫,無論是透過電子郵件、電話、視訊,或通訊軟體,不需花費很多時間,討論最重要的工作內容即可,也才有機會創造出新的火花。

遠距工作
透過視訊或通訊軟體適時與同事交流,也有助於維持生產力。
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混合工作成趨勢,讓員工開心最重要

即使在家工作能確保一定的工作效率,不過對那些渴望與客戶聊天,或喜愛跟同事腦力激盪的員工來說,仍然可能對工作產生一定的影響。英格蘭銀行的首席經濟學家 Andy Haldane 曾對此表示擔憂,英國經濟及社會研究理事會的報告中也有 73% 的受訪者希望公司不要將工作地點拘泥在家中,而是能根據工作任務彈性調整。

目前在國外,「混合工作」一詞更為流行,不只是希望疫情期間能與同事、客戶適當碰面,也有人希望疫情後能繼續在家上班。不過目前這項工作形式的輪廓仍不明確,畢竟對企業來說,要讓員工自己彈性選擇上班地點,會形成管理上難題,尤其要挑選出哪些工作項目適合在家做,或那些人可以在家上班,都不是簡單的工程。

一旦上述工作計畫沒規劃好把事情搞砸,多少會有損害員工的心理健康的風險,例如若疫情結束後強制部分人回公司上班,可能工作效率不比封關前,甚至比在家工作期間工作還要差。對企業來說,給員工適合的心理支持,比決定上班地點更重要。

資料來源:University of SouthamptonFast Company

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