冗長的遠距會議總是讓人無法專心?不如試著在會議裡加入 DJ 角色,放點音樂吧!

根據研究指出,適時地播放音樂有助於放鬆心神,並增加思考力等許多好處,在會議中適時播放點音樂或許能讓討論有事半功倍的效果。但什麼時機適合放音樂?挑選音樂又有哪些眉角呢?

播放音樂,有助提升創造力和專注度

據倫敦大學瑪麗王后學院的研究指出,音樂可以減輕壓力,讓與會者在會議期間保持冷靜,做出最專業的判斷;美國西維吉尼亞大學的一份報告也指出,音樂可以幫助放鬆,在他們的研究中,於播放古典音樂的考場中應試的學生分數將較未聽音樂的學生高,因為在有播放音樂的考場中,學生更容易靜下心來冷靜作答,減少「緊張」這個變因。

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開會時,雖然大家都同坐在會議室,不過不可否認的是,並不是每個人都可以在會議中專心。播放音樂是集中大家精神很好的方法,透過音樂可以穩住與會者的情緒,為提高創造力和生產力奠定基礎。

根據德國法蘭克福大學發表的研究,在會議期間適度播放音樂,可以提高與會者在「創造力」任務上的表現。因為適度的噪音,會提升人們的關注度,從而激發他們的抽象認知,而音量的大小則會與創造力成正比。

在運動期間聽音樂可以幫助人們分散疲勞,搭上適合的音樂後,可以讓他們在不知不覺中跑得更快、更遠、更久;會議也是如此,在會議中播放背景音樂,可以增強人們的工作和生產力。除了更有效率,步調加快也比較不會無聊。

比起公式,與會者體驗更重要

雖然有多項研究證明了音樂在會議中不可忽視的影響力,不過在什麼時候要播放何種音樂,也蘊含著滿滿的學問。

如果是會議剛開始時,這階段的重點是為會議「定下基調」,此時的音樂是點燃氛圍最簡單的工具。當然,播放何種音樂沒有既定公式,會議中播放音樂的人員可事先花時間了解與會者對音樂偏好,確保不會「踩到雷」,並適時地運用差異化「投其所好」,可以讓整場會議氛圍變得有趣。

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到了會議的休息時間,則可以適時來點「混搭」音樂,以確保與會者腦袋清醒。這其中的小技巧是,可以加入大量的混音,播放清單可以從加州衝浪流行音樂橫跨到經典搖滾,因為愈有衝突,能讓人愈不容意陷入同一種氛圍中,保持清醒和活力的機會就大增。其他建議包含:在專注工作期間播放 Trance 電子音樂,而反思時間則可來點 Lo-fi 嘻哈音樂。

當然,上述的音樂播放時機只是建議,我們不應該一昧地套用公式,把它當作工具,而是要真正融進員工的體驗,讓播放的音樂更具協作性、吸引力和樂趣,盡量吸引會議中的每個人,才能達到最大的效果。

3 訣竅讓音樂效果事半功倍

對於在會議中擔當「DJ」的初學者來說,剛開始肯定還在尋找將音樂自然融入會議的方式,而會前要選定音樂的播放清單時,還是會有點怕怕的,因此這邊也幫各企業整理了一些小提示,讓各位新手不至於手足無措:

1. 注重結構

要舉辦一場富有成效的會議,絕對會有一個議程,不然充其量就只是個「對話」。 因此各企業安排音樂時,要事先掌握議程,思考特定階段要呈現什麼樣的情緒,以及哪些音樂可以增強體驗並增進參與度。

事前規劃的好處是,如果有兩場會議同時進行,卻只有一位 DJ,也能在了解結構後,事先建立一個播放列表,提前發送給另一個團隊,讓他們會議時當作配樂收聽,也能有相同效果。

2. 不要只有一位 DJ

每個人喜好的音樂種類可能天差地遠,但透過分享還是可以讓人們聚在一起。 因此可以試著在每場會議間更換 DJ,並跟著他的配樂邏輯走。

這個方法可以展現會議的包容性和多樣性,並讓團隊中的人可以互相了解。尤其是跨國企業會議時,或許分享的激盪下可以幫助員工突破自己原本的框架,靈光或許就此乍現。

3. 讓它變得有趣

聽音樂的初衷是要保持心情的愉悅,所以找來的 DJ 一定要「心甘情願」,才能有更顯著的效果。這時企業內部要對 DJ 有高容忍度,並或許可以接受一些 DJ 的「惡作劇」或幽默感,因為透過音樂的渲染,可以讓會議的氛圍呈現正向循環。

以往我們總覺得在會議裡播放音樂會干擾會議節奏、影響與會者的思考,不過就像我們以前也覺得遠距辦公難以實踐一樣,所有事情都可能會改變。針對放音樂或許我們能反而「超前部屬」,透過好配樂讓會議更加有趣和富有創意,對企業來說也是一件好事情。

資料來源:&MeetingsForbes

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