企業員工的內部溝通,除了面對面的討論及會議,普遍仰賴電子郵件及通訊軟體。然而日常社交情境為主的通訊軟體用於辦公時,常面臨難以公私分明、群組繁雜、檔案過期不便查找歸檔等問題。

為解決工作上的溝通協作痛點,2014 年成立於韓國的 Toss Lab 打造 JANDI 企業通訊協作平台,旨在透過議題式群組溝通、直觀的任務管理、靈活的成員管理等功能,簡化工作流程並提高生產力,創造友善工作環境與公司文化,目前全球共有 30 萬個團隊使用。

辦公場域的溝通與協作,隨著技術的進步,從書面文件、電子郵件,到現今運用通訊軟體的比重逐漸增加,上下屬與同事之間得以更即時靈活的溝通。而突如其來的疫情,不僅改變了企業營運的模式,也影響了員工之間的互動形式。

JANDI 市場開發經理簡佑茹觀察,新冠疫情使台灣企業意識到數位優化的必要,不論疫情是否再臨,未來仍可能有不可抗力的因素,導致需要異地辦公。奠基於雲端服務的企業通訊與協作平台,開始受到企業更多的歡迎。

JANDI:議題式群組溝通,整合雲端儲存妥善保存討論內容與檔案

JANDI 的發跡,適逢企業通訊軟體 Slack 起步之際,來自亞洲的三名創辦人當時於美國求學,期望憑藉自身的亞洲背景,提供符合亞洲用戶特性與習慣的通訊協作服務。

JANDI產品照
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「亞洲人超喜歡貼圖,它算一種滿療癒的工作方法!」簡佑茹指出,一些商務使用的通訊軟體可能並無貼圖的設計,但對不少亞洲用戶而言至關重要,可於較嚴肅的公事往來,增添對話的溫度。JANDI 提供數十組貼近工作情境的免費貼圖,來源有內部設計師、合作插畫家,以及用戶自行繪製投稿,經審核後便可上架發布,也成為品牌曝光的管道之一。

簡佑茹認為,亞洲人的另一個特性,則是較為謹慎行事、擔心出洋相。她舉例,上班族通常會有為數眾多的公司群組,包括公司大群、部門群、主管群、專案群等,如果將訊息傳至錯誤的群組,容易招致尷尬。JANDI 議題式的群組溝通,強調「對事不對人」的思考導向,公司得依業務內容與討論主題設定不同議題群組,用戶能先思考議題類別,再向該群組傳送訊息。

此外,社交通訊軟體通常有龐雜的帳號與群組,如親友帳號與群組、官方帳號、廣告等,容易被不斷跳出的訊息轉移注意力,造成公私不分的情形,企業通訊軟體則能專注於公務的溝通。針對工作需求,JANDI 亦設有待辦清單功能,可追蹤任務達成進度、指派負責人員,並可用於個人的目標管理,加以自我鞭策。

JANDI 並將通訊平台與雲端儲存空間整合,用戶傳出檔案後直接上雲端不落地,檔案經加密永久儲存,易於跨裝置使用、查找歸檔、管理版本更新等,避免資料遺失造成企業損失。簡佑茹表示,「員工在這份工作做的所有文件、合約、檔案,討論的文字等,其實都是屬於公司的資產,」不僅離職人員經手的業務內容都會被妥善保存,新進人員也可完整瀏覽過往群組討論與檔案。

疫情加速數位轉型腳步,內部溝通也須優化

簡佑茹坦言,在台灣本土疫情爆發前,國內公司對企業通訊協作平台的接受度相對較低,直到疫情擾亂原先工作模式,轉為分流上班及居家上班後,遠端協作的需求急遽增加,企業體認到數位轉型的重要,台灣 JANDI 今年 6 月至 8 月的業績皆成長 10% 以上。

採用 JANDI 的團隊橫跨資訊業、行銷廣告業、補教業、電商等產業,包括跨國企業如 LG、3M,以及台灣企業如捷思整合行銷、格蘭英語、文案的美等。而不僅是以辦公室作業為主的企業,用戶亦有餐飲業、服飾業等服務業,甚至是傳產工廠等,便於跨門店、跨部門的組織管理,小至午餐菜色與班表公布,大至經營計畫的佈達,都能即時高效溝通。

「許多企業重視對外的優化,像是提供顧客良好體驗促進消費,可是對於公司內部,同樣要做優化,」簡佑茹建議,企業對外與對內的數位優化應同時進行,更有效的團隊溝通,有助於品牌的永續發展。

JANDI 將持續以「提供更輕鬆愉悅的工作方式」為宗旨,未來預計將結合公司福利機制,關心員工健康發展,讓員工互動及公司文化,更加人性化與友善。

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