邁入第二波疫情的歐洲,遠端協作已成為企業必須適應的常態。在疫情限制了實體協作的同時,也開啟了組織團隊建立遠端協作文化的機會。今年 Miro 所主辦的 Distributed 2020,便邀請了各路業界專家分享遠端團隊協作之道。

Miro,遠端協作平台

創立於 2011 年的 Miro,前身為 Real-time Whiteboard ; 在 2019 年進行品牌重塑後,持續以其「虛擬白板」平台協助團隊實時遠端合作。至 2020 年,Miro 已累積 9 百萬使用者,在 《富比士》百大企業中的採用率達到 90%,這幾年更致力於在 Distributed 論壇中,分享不同組織如何創造更包容的遠端協作流程。

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Miro 虛擬協作平台,提供不同協作工具進行遠端共創。
圖片來源:

第二屆的 Distributed 線上論壇,除了一般論壇常見的直播演講外,與會者亦可虛擬白板的展場空間中互動與協作,充分地體現了 Miro 鼓勵遠端共創的組織遠景。為期三天的分享中,更邀請了不同團隊領導者分享如何在遠端協作中,建立團隊共識(Team Shared Understanding)。

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論壇分享的實時視覺化筆記,讓與會者能夠時刻掌握分享重點。
圖片來源: Distributed 2020, Miro

結合遠端與實體的新型工作模式

在組織變得更加國際化、團隊合作愈加追求彈性之際,不同企業該如何建立起遠端協作的工作流程與文化?

型態一:全遠端協作(Fully remote)

全遠端協作組織並沒有實體的工作空間,全仰賴線上平台進行溝通,如 GitLab、Zapier 、Invision等,創立之初便以全線上協作為核心工作模式。該型態的組織優勢在於,所建立的工作流程與採用之內部溝通系統,全因應團隊不同時、地的互動模式而設計。

型態二:分散式協作(Distributed office hubs)

分散式協作組織意指團隊分散於世界各地,構成了散落不同時、地的協作網絡。分散式協作的關鍵不只是建立各據點與總部間溝通的系統與管道,如何能夠在過程中建立信任感是團隊合作的前提。

互動式工作坊裡,Miro 與 Frog Deisgn 的講者便實際帶領與會者體驗如何在協作過程裡摸索不同團隊間的共識。長時間的螢幕互動,使遠端工作的集中專注力相較於面對面互動更短暫,善用視覺化引導模板以及適時的休息能夠更加提升團隊效率。

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Miro 產品開發團隊分享如何創造更包容並蓄的線上共創環境與流程設計。
圖片來源: Running interactive workshops and meetings, Miro

型態三:彈性遠端協作(Flexible remote teams)

彈性遠端協作,也就是近來逐漸普及的在家工作選項。Accenture 組織彈性研究(Workforce Resilience Research) 指出,今年三月僅 34% 國際企業鼓勵員工在家工作,至六月已成長至 60%。據FlexJobs 2019年的調查,追求工作生活平衡 (75%)、陪伴家庭 (45%)、節省時間 (42%)及降低通勤壓力 (41%),是員工選擇在家工作的主要考量。

而在論壇上,有多位講者皆於分享中指出,建立協作共識仰賴團隊成員的參與和反饋。比如在遠端會議中輪流擔任引導與紀錄者的角色、或者穿插共同腦力激盪的環節,都是讓在家工作者意識到在這個虛擬協作空間,意見是被重視的巧思。

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遠端協作的反思練習,流程引導者(facilitator)能運用情緒模板,引導團隊同理成員間的不同工作狀態。
圖片來源: Make your remote workshops more inclusive, Frog De

遠端協作的優勢包括能廣納國際化人才進入團隊、節省下通勤成本、以及更彈性的工作文化。在借鏡不同團隊協作文化的同時,最重要的是去嘗試尋找屬於你的團隊的共同合作模式。

資料來源:Miro Distributed 2020 論壇Miro blogAccenture 2020 Work Resilience Research

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