跟同事一起做簡報,怎麼避免前後邏輯不通?

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圖片來源:Sebastian Herrmann on Unsplash

編按:自己做簡報的時候,可以按照自己的想法製作,且成敗完全取決於自己;但無論在校園或職場,總有必須跟同儕、同事一起製做同一份報告的時候,該如何掌握分工?又該怎麼避免造成紛爭?本文將告訴你幾個集體創作的眉角,只要留意這些細節,即使是多人共同協做的簡報,也能保有高度的一致性與協調感!

靠自己的力量打造一場精采的簡報是一項挑戰,因為除了必須構思動聽的故事之外,還得把故事鋪陳得合情合理,這絕非易事。

靠團隊力量打造出色的簡報又完全是另一番風景了。當好幾個人牽涉其中,簡報的製作會變得更困難、更具挑戰性。所以就我的經驗來看,集體製作簡報有時候可能是最痛苦煎熬的事情。

集體創作的難處就在於如何成功汲取眾人之力――創意、洞見、衝勁――但又不至於讓人多口雜的缺點拖累最終作品。因此,你若是想透過團隊合作的方式製作簡報,真的要特別謹慎小心。

錯誤做法

首先來檢視集體創作之所以無法做出好簡報的過程。

  • 決定簡報的初步大綱。
  • 把大綱拆成三段,分別由三個人負責撰寫。
  • 請每個人寫好自己負責的那一部分簡報後,在期限內交回文稿。
  • 按照大綱編排大家寫好的文稿,然後在各段落之間插入議程頁,
  • 並在簡報第一頁放上封面。
  • 請各段落負責人簡報自己的部分。

這種任務分配法似乎相當合理,每個人都有負責的工作,基本上一定可以做出確切的文件。

但災難就是這麼來的。這種途徑問題很多,做出來的簡報多半派不上用場。

第一個問題是缺乏一致性。每個人有自己的寫作方式:有些喜歡用長標題,有些偏愛短標題;有些人寫標題習慣在結尾加句號,有些人習慣省略標點符號。如果只是把大家寫的投影片組合起來,做出來的簡報就跟大雜燴一樣,絕非你想要的那種精緻又流暢的簡報。(一個有力的標題,讓簡報能自己開口說話!下出好標的5個秘訣

第二個問題是有邏輯不通的可能性。這個問題其實更嚴重,畢竟一份好的簡報就是要說故事,而故事理應有合理的脈絡,頁與頁之間的前因後果分明。故事的發展也必須緊湊,這一段關注的重點,應該在下一段加以探討。

倘若把簡報分配給不同人撰寫,脈絡的銜接勢必會很鬆散,進而削弱整個故事的力量。第一段的論點也許跟第二段毫不相干,又或者第二段的建議所探討的問題應該先在第一段提及才對。

第三個問題是大家都想占有一席之地。眾所周知,人捨不得放棄東西,天性想擁有東西;換言之,人類的占有欲很強。此外,人天生對喪失所有權敏感,這也表示人不會想放棄自己的東西。假如某人寫了投影片,就會希望這些投影片能派上用場,不管寫出來的內容是否特別能支持和銜接簡報的整體論點。

如果你請別人寫簡報,大家通常願意照辦,但問題是他們都會希望能在最後敲定的文件上看到自己寫的內容,這樣一來簡報就會變得太長、太囉唆又太笨重。

這些都不是容易修正的問題。就大部分情況來講,只有重寫和刪掉內容才能解決。

有時候會碰到簡報需要大修的狀況,而重寫的過程中有可能讓團隊產生負面情緒。比方說把某人寫的標題改掉會讓他覺得不受肯定,刪掉一些內容也有可能激怒別人、引起衝突。大家或許會問你:「為什麼你要砍掉我寫的東西?那些內容非常重要,你算老幾?你寫的比我還多,我覺得應該要刪掉你寫的才對,你閃一邊去!

有鑑於此,以集體創作的方式所製作的簡報往往十分鬆散。

較佳做法

團隊合作對不少組織來說是稀鬆平常的事。工作不能單打獨鬥,你是團體的一分子。這種工作方式的挑戰在於如何讓團隊積極參與、彼此搭配,製作出效果強大的簡報。

不給別人機會,把工作攬在自己身上是行不通的。也許你會忍不住說:「這份簡報就交給我吧,我來處理就好。」接著你便著手撰寫,再向大家做簡報,小事一樁。但這麼做不是好辦法,因為你需要大家跟你站在同一陣線上。假如你帶著完稿的簡報登場,大家一定會挑你毛病。人――尤其是同一團隊的人――都不想被排除在外。

想要取得別人的認同,最好的做法就是大家攜手合作,共同製作簡報。大家若是對簡報的製作都出了一份心力,基本上就會願意支持最終版簡報,畢竟誰也不願意去攻擊自己付出貢獻的東西。

只是團體戰有它的挑戰:你需要別人一起投入撰寫的行列,但又不能任由他們主導這個過程。這其中有個微妙的平衡。

首先必須取得大家對這項建議的共識,這也是最重要的步驟。假如這個團隊理念不一致,就不容易或甚至不可能做出強大的簡報。還沒對核心訊息達成共識就開始撰寫簡報,只怕前景堪慮,因為最後寫出來的東西一定沒辦法銜接。

有時候會碰到沒辦法針對建議全面達成共識的情況,因為大家的觀點差太多。這種問題還是有辦法可以解決。

有一種做法是先呈現故事的正反面,接著再把這個製作團隊所提出的建議亮出來。另一種方式是評估反對規模:大多數的團隊成員都支持這項建議嗎?顯然這個問題最後會用投票表決來決定。

一旦對建議取得了共識,這個團隊便可以著手打造故事。

用故事板來集體構思簡報效果不錯。只要有白板和筆,你們就可以草擬故事,接著再尋求共識。大家會提出各種建議,這是好事。當然也有可能找出各種問題,但至少每個人都對簡報有所貢獻,如此才有利於建立長期共識。

勾勒出故事的輪廓之後,每位團隊成員可以分個幾頁簡報,開始蒐集資料並進行必要的分析。這種工作分配多半不會有太大的問題。

如果你把分析資料的工作分給大家做,就別再要他們製作投影片。請他們只要蒐集好資訊,或許再做個圖表即可。這樣一來便可以將大家對自己作品引以為傲而捨不得放棄的風險降到最低。人對於一張圖表至少比較不會那麼難割捨。你隨時想加入這項資訊都沒問題。

別忘了終究還是要有人負責最終版簡報。撰寫標題的工作單由一人負責即可。等大家把自己負責的內容交出來,一定要有人專門負責精修,如此方可確保標題銜接得當、表格格式一致以及整份簡報環環相扣。

負責統整最終版的人未必非得是最後發表簡報的人,製作和發表這兩個步驟是分開的。

雕琢過的簡報,發表起來很輕鬆。因為這樣的簡報邏輯清晰,又有充分的佐證資料。簡報設計得好,發表這個環節就不會是難事,只要一頁接著一頁講解,自然可以闡明論點。因此,誰來發表簡報其實不是那麼重要。在報告中引用數字有學問!試試「三明治模式」,讓垂直溝通更流暢

簡報在製作過程中還需要一個總檢討的步驟,也就是每個人都有機會仔細看過簡報並給予意見。此步驟可確保大家理念一致。在最後這個階段有必要再次確認每個人都站在同一陣線上,畢竟自亂陣腳是很麻煩的問題。

做好心理準備也很重要。要是大家以為自己做的投影片和資料會直接被放進簡報,結果卻事與願違,想必會大失所望,甚至火冒三丈。但如果大家事前都很清楚,最終版簡報是集結眾人的貢獻並經過來回修改,就不會有晴天霹靂的感受了。

本文節錄自寶鼎出版 《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力》一書,作者為提姆.寇金茲

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