後疫情時代,人資管理如何以 SaaS、AI 超前部署?

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圖片來源:Johanna Buguet on Unsplash

一場疫情的突襲,許多企業在尚未充分準備情況下,被迫面對遠端工作、雲端協作下的新型態組織管理方式;因應這些變化,經營者及人資部門不得不重新盤點管理工具與檢視企業文化,在軟體即服務(Software as a Service;SaaS)、人工智慧(AI)的大趨勢下,究竟企業應該如何展開人資管理平台的超前部署呢?

你對人資部門的印象還停留在考勤卡、請假單、紙本薪資單嗎?其實許多中小型企業已紛紛採用SaaS雲端服務,因應人才招聘、薪資管理、人才培育管理等人力資源管理工作。

在美國,類似這樣的雲端人資管理平台供應商,包括ADP、Paychex、Paylocity、Paycom等,近幾年業績表現都維持不錯的成長力道,亞洲也有不少新創業者持續搶進。

根據勤業眾信發佈的「2019年Deloitte亞太區高科技、高成長Fast 500強企業」中,台灣的人資管理SaaS服務供應商鼎恒數位科技排名台灣地區第4名,在亞太地區居第41名;此外,新加坡商 Swingvy 在獲得三星創投投資700萬美元後,也全面擴展亞太新市場,並宣布進軍台灣市場,其過去兩年內創下營收 300% 的成長率,今年將挑戰1萬家企業客戶。

Swingvy 創辦人暨執行長 Jin Choeh 表示,台灣有超過 140 萬家中小型企業,佔台灣勞動力來源的8成,每年還會新增10萬家中小型企業,市場潛力值得期待。

因應台灣市場特性, Swingvy 進一步打造在地化功能,不僅整合人事管理、請款、薪資及福利等功能,其中的標竿功能「薪資作業」,能在基本資料設定完成後,自動產生薪資單,有助勞資雙方後續的資訊管理;此外,還具備休假、請款、行事曆等整合功能,加上員工目錄、組織圖和個人化報表服務,且支持桌機版與應用程式(App)。

多元打卡成趨勢,AI還可辨識穿衣風格

雖然現代化企業多半已揚棄傳統的刷卡鐘,改將門禁管理與員工考勤系統做結合,但卡片式管理常有忘記帶卡、代為打卡、人為竄改、卡片遺失等問題;因此,愈來愈多企業選擇結合生物辨識功能與門禁系統,搭配臉部辨識、指紋辨識、紅膜辨識等技術,讓出勤考核管理更有效。

此外,許多企業也開始建立多元打卡的機制,如果是屬於外勤、業務人員,或者需要採取遠端工作,則可採取手機GPS打卡、網頁打卡、Wi-Fi打卡等行動打卡的模式,員工只要使用手機App並開啟GPS定位,即可進行打卡,系統會自動記錄打卡位置、時間、裝置等重要資訊,便於管理者進行差勤管理與查核,在居家防疫時期可以說是完全派上用場。

值得一提的是,部分企業開始導入具備臉部辨識功能的智慧監視器,與智慧門禁系統做結合,除了方便管理員工出勤記錄外,如果預約訪客或VIP貴賓到訪時,也可快速通知相關人員進行接待;包括金融業、百貨業、飯店業等服務業,還可透過智慧監視器提供AI辨識員工的穿著是否合適。

以中國信託為例,其科技金融發展中心數據暨科技研發處團隊,就結合人臉識別、文件識別、物件識別、情緒微表情識別等技術,打造了微笑打卡及辨識穿衣風格等功能。

一般的人臉打卡功能,員工必須逐一排隊靠近螢幕讓系統辨識確認,但中國信託的微笑打卡功能,則可支援多人辨識,員工以活體人臉辨識取代員工門禁卡,並以「微笑」的表情代表確認,系統偵測到微笑就可完成打卡;另外還可辨識員工的穿衣風格,包括正式服裝、商務休閒、休閒服裝等類別。

AI招募高效精準,節省85%面試資源

傳統上人資部門為了徵選員工,必須耗費相當多的人力與時間成本,陷入低效率的循環中。根據鼎恒數位科技統計,人資部門為了招募一個職缺,平均必須瀏覽超過 250 封履歷,累積花費約 42 天,且普遍面臨初選面試效率差、用人主管和面試者時間難喬、缺乏客觀判斷等痛點,導致企業招募人才常有人為因素或主觀偏誤。 

為了改善上述情況,愈來愈多企業採用AI面試系統,協助企業深化職能評估,找到更精準的人才矩陣。以鼎恒數位科技的Lasso AI面試系統為例,其具備系統化面試題庫、雲端錄影面試、AI演算評分等功能,建立數據化的招募機制及人才資料庫,高效協助企業快速篩選出合適的人才。

在面談題庫方面,人資部門可根據39個職能分類題目選擇使用,挑選選擇題、申論題、影片問答題、快問快答等題型,並隨機排序題目順序,防止求職者洩漏題型與答案;在AI面試方面,企業可打破時間與地域限制,廣發給各地區甚至跨國的求職者,邀請進行錄影面試,然後透過AI技術分析,偵測其五官表情、語調速度、語氣與情緒變化,整理出親和力、笑容比例、答題語素、表達能力、情緒穩定性、性格外向性、性格嚴謹性等指標,提供人資及用人主管參考。

此外,AI技術還可自動將影片內容轉為文字,讓面試官可快速查看重點,並且留下評語及分數,且可由多位面試官共同評比,評分後產出交叉分析後的人才落點矩陣,並以視覺化的儀表板方式呈現。

另根據震旦雲統計,相較於傳統面試流程,每個職缺可省下85%的面試資源。以震旦雲提供的AI面試系統為例,求職者可於雲端上建置影音履歷,由AI面試官偵測面部微表情來分析人格特質,並以AI產出求職者的特質分析報告供主管參考,如此一來可節省繁瑣的面試步驟,AI面試官一天就可面試多位求職者,不僅遠端招募及校園海選招聘更容易,且求職者的影音履歷可隨時複習,大幅提升遴選人才的效率。

AI不僅可做為招募利器,也可協助企業建立招募指標及預測模型,透過內部同仁考核評鑑的結果,可進行企業內優秀同仁特質分析設置招募指標;AI系統還可透過機器學習的方式,判斷員工績效好壞的原因,提出員工行為建議,從而降低員工的抱怨及離職率。