老字號溫泉旅館拚轉型!開發系統「陣屋Connect」,提升經營管理效率

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圖片來源:陣屋Connect 官網

老字號溫泉旅館「陣湯屋」在時代的夾縫中驚險存活,經營者透過開發經營管理系統「陣屋Connect」將危機化作轉機,改善品牌營運流程,其系統也提供給中小旅館使用,成為品牌踏入數位轉型重要的敲門磚。

日本百年老字號溫泉旅館元陣湯屋十多年前面臨倒閉危機,第四代經營者為了改善營運狀況,開發了適用中小型旅館的「陣屋Connect」經營管理系統,以改善無效率經營的困境,除了自身經營的湯屋應用此工具之外,也提供月租方案供其他中小型旅館使用。 

服務流程

「陣屋Connect」協助旅館業運用經營管理系統改善營運流程(包含預約、客戶服務、廚房管理、清潔和設備管理、出勤、管理/營銷等),以提升旅館業的營運效率。

1. 預約管理

客戶預訂資訊集中管理。

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圖 1:預約管理
圖片來源:陣屋Connect官網

2. 客戶 check in

員工可透過電腦或平板即時共享客戶資訊,如姓名、預計抵達時間、用餐偏好等;並透過車牌辨識系統,辨識抵達客戶並傳送客戶抵達通知予員工。以準確安排人力,並提供客戶周到的服務。

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圖 2:客戶 check in
圖片來源:陣屋Connect官網

3. 廚房管理

廚房螢幕直接顯示客戶預訂菜單、客戶偏好、是否在慶祝紀念日/生日等資訊,以精簡內部溝通,同時有效率地提供客戶專屬服務;並提供烹飪時間、採購管理、成本控制報表。

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圖 3:廚房管理
圖片來源:陣屋 Connect 官網

4. 清潔和設備管理

員工清潔完房間後,可透過平板一鍵式回報房間清潔完畢,與團隊成員同步房間清潔狀態,增進溝通效率;員工遇到設備故障可透過平板拍照回報於系統,以使故障快速排除。

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圖 4:清潔和設備管理
圖片來源:陣屋Connect 官網

5. 人事管理

提供輪班、出勤、人事成本管理報表。

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圖 5:人事管理
圖片來源:陣屋Connect 官網

6. 營運管理

產生利潤管理、成本管理可視化報表,旅館管理者可透過系統遠距掌握銷售/預定狀況,隨時可做出管理決策。

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圖6:營運管理
圖片來源:陣屋Connect官網

應用效益

日本目前已有 300 多家設施(包含旅館、醫療設施、養老院等)使用「陣屋 Connect」的系統,當中有不少旅館品牌分享其導入「陣屋 Connect」後的效益,例如:員工可透過手機、平板電腦等共享客戶資訊,如客戶當天臨時更改預定內容,可透過系統迅速同步傳達給員工,以利員工做出正確決策,並提供給客戶專屬的體驗,例如送上生日、紀念日祝福。(洗衣劑秤重賣、AI 自動化結帳!東京最大無印良品為零售帶來哪些新花樣?

此外,過去客戶的資訊只存在資深員工的經驗中,但透過系統的管理紀錄,可讓新進、兼職員工直接透過系統參考過去歷史資料、客戶偏好,讓新進、兼職員工也可提供客戶更完善的服務。(把ERP從地面搬到雲端!潤淂康攜手Acumatica帶領「資訊服務」航向新藍海

還有過往有些旅館已有導入系統,但主要集中於銷售管理、客戶管理,而「陣屋 Connect」以「毛利率管理」為核心,例如管理者可透過系統設定一道菜的毛利率,廚師接獲決策後可自行控制成本,協助旅館更精細的管理每個部門和產品利潤。 

資料來源:陣屋TVBS-FOCUS

文:許庭瑄