【專家觀點】每天開會開不停!用敏捷帶動效率,擺脫會加上會的痛

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圖片來源:fauxels from Pexels

又要趕下一場會議了!每天總要參與一堆會議,可是會議時常都很冗長、拖延、沒效率,讓人消耗一堆心力體力,還沒什麼產出與聚焦!到底該如何跳脫這樣的漩渦啊?

常看到許多企業、公司會在辦公室舉辦各種不同會議,並依據會議目的、參與等級、議題複雜性,來啟動各種型態會議。可是真的有需要這麼多的會議嗎?同時舉辦會議後真的能帶來成效嗎?往往得到的答案多是否定的。

我在六月份去一所醫學院的創創中心,分享「如何有效率地提升團隊溝通」這主題時,就與現場夥伴探討「到底為何要舉辦會議?會議的初衷是為了什麼?」

建立多元聲音、觀點

許多會議的啟動初衷,是為了讓不同部門、族群、層級、領域、思維習慣的人,能夠有一個機會彼此「看見」彼此,透過會議的場域與空間,使得更多元的聲音被他人聽見、理解、了解。

然而彼此的聽見、理解,並不一定代表要「彼此認同、接受」,因為當彼此能看見不同,就代表將彼此的世界觀給「共同展現、攤開」,進而破除了盲點、界線、主觀性,驅使人更有機會感知到不同視角,更有機會開闊意識。

因此,當開啟會議者是主觀意識較鮮明、強烈的人的時候,當下的會議其實很有可能是無效、無助的,因為主導者會引導會議脈絡、走向「自己想要的結果」。

提升會議參與者的投入度

在會議過程中,不見得每個人都是「主動性高、參與度強、自主表述…等等」這樣風格的

人,因此如何引發現場的每一個人能有所投入,讓更多人的聲音能被發表出來,就是非常重要的!因此當能夠現場有一位好的引導師來協助引導、對話,就更能讓現場場域、交流溝通被開啟。

這時需要什麼樣的條件、規範、設計,而能將上面期待的現場給營造出來呢?

A.客觀&同理的引導師

透過具備一定觀察敏感度&場域感知力的引導師,能夠以現場預先設定的主軸脈絡,結合實際探討所產生的議題脈動、走向,結合有深度、觸動性高的引導語句,使得現場的參與成員能夠侃侃而談。

同時當現場產生高張力、高強度的對話發生時,能夠Hold的住現場,又能夠持續推進整個團隊往前,這就非常倚賴引導師的敏感度、抗壓性、調適力了!

B.清晰&條理的紀錄員

當現場有著大量的知識、資訊、對話發生時,倘若現場有一位具備邏輯力、資訊萃取、客觀蒐集&分析力的紀錄者,更能夠「有機會」將現場的複雜性資訊給「完善留存下來」,因為唯有保留完善資訊,更能重現真相,推進後續方案的探討與設計。

C.具體&明確的探討規範

在會議探討前,能在議程中設定共同協議與遵守的規範,藉由大家的認可與執行,更能促進對話的發生、真實表達的展現、彼此觀點的共存、換位思考的尊重。

時常一個會議會造成會議冗長、資訊無效、會而不決的情況發生,滿長的原因是因為沒有一個會議議程&多方協議,使得大家在開會時沒法聚焦跟互相提醒,最後就造成了會議的失能與失效。

D.視覺&具象的紀錄形式

當紀錄員在做整體性紀錄時,如果能搭配現場空間、白板紀錄呈現、資訊位置設定等等…方式,更能將碎片化資訊產生「視覺化展現」,同時設計固定一段時間,就做資訊核對與共同回看,就更能時刻地將所保留資訊做多項確認,也同步核對大家的思緒、想法是否有一直跟上、清晰。

雖然上面談到了很多要做好會議討論需關注的許多面向,然而更有一個核心點是要優先思考的,那就是現在要處理的事「真的需要開會來解決嗎?」,還是可以有不同的解法來對應呢?因為當在一開始的「目的&本質」沒有定義清楚,就有可能造成了多餘心力的浪費與消耗!