被主管嫌聽不出報告重點?你的「數字表達力」需要更有彈性!

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圖片來源:Kaleidico on Unsplash

編按:人們常說:「數字不會騙人」,但假如一份報告沒有重點提示、只有密密麻麻的數字,即使看的是一樣的內容,每個人會抓到的重點必然不同。同樣的道理,當你向主管或同事報告時,千萬不能奢望對方從一份死板的數字報告裡看到 KPI,你必須「配合對方的標準改變數字」,讓自己想強調的重點更容易被看到。

雖然形容的是同一件事……

「成年男性」、「年長男性」、「大爺」、「歐吉桑」、「大叔」。

雖然以上詞彙講的都是同一件事,但是用詞不同,對方接收到的感覺也會產生微妙的變化,在日常生活中經常出現這樣的狀況,而我們也會根據 TPO(Time時間、Place地點、Occasion場合)選擇適當的詞彙。

數字這種文字若搭配TPO,就更容易協助你傳達訊息。

接下來「使用數字的基本原則」中,將介紹的是有彈性地改變表達方式的重要性。

賈伯斯的「除法」

說明使用「除法」的傳達方式時,我總是會介紹這個例子。

「到目前為止,我們總共賣出四百萬支iPhone,四百萬除以兩百天,平均一天賣出兩萬支。真是太驚人了!」── 史蒂芬.賈伯斯

已故的賈伯斯非常擅長做簡報(當然包含我個人的主觀看法),也能夠以極簡潔的內容做簡報。為什麼這樣的人物在極短的簡報時間內,要特意使用除法再說明一次呢?

我個人的解釋是因為「標準」的緣故。

四百萬支手機──這是非常令人印象深刻的數字,然而一般消費大眾卻難以理解,四百萬到底有多厲害。

也就是說,四百萬支手機與聽眾能理解的標準不合拍,所以賈伯斯要把標準改為符合聽眾標準的數字。他把同樣的內容改成「平均一天兩萬支」,以不同的數字重新說出他想傳遞的訊息。

「上個月的營業收益是1,800萬日圓」的各種表達方式

何謂「配合標準的數字」

這個基本概念經常出現在生活周遭。

例如,根據日本厚生勞動省發布的二〇一五年人口動態統計資料顯示,該年結婚的數量有六十三萬五千一百五十六對,離婚則有二十二萬六千兩百一十五對。

如果想強調離婚率高,就可能聽過「每三對夫妻就有一對離婚」的說法吧。聽眾也很容易感覺「好像真的是這樣呢」。

  • 一顆檸檬所含的維他命C含量。
  • 一茶匙的砂糖。
  • 每五秒就賣出一個的人氣商品。
  • 每一名員工一年只創造三萬日圓收益的公司。

我們經常聽到這類的表達方式,都是為了配合對方的標準而轉換的用法。

如果能夠配合對方而改變說話內容,「上個月有一千八百萬日圓的營業收益」這樣的事實,就可以如前面圖表所呈現的那樣,以各種方式表達。

為了配合對方,應該改成什麼數字表達?這是測試實力的重點,請務必嘗試運用看看。假如主管的回應是:「啊,是這樣呀。」表示你的表達方式成功了。

本文節錄自商周出版 《所有老闆都看重!上班族必備的工作數字力》一書,作者為深澤真太郎

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