「番茄工作法」實戰篇:依團隊規模,量身打造高效時間表

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圖片來源:Thomas Q on Unsplash

編按:風靡30年的番茄工作法」(Pomodoro Technique),不僅能督促上班族改善工作方式,依照時間表完成工作;主管也能用以提高團隊合作的效率。

番茄工作法有六大目標:

  1. 找出事項所費的精力
  2. 減少干擾打斷
  3. 預估做事所需的精力
  4. 提升番茄鐘的效果
  5. 設定時間表
  6. 設定個人的進步目標

在「達成個人目標」部分,我說明獨自工作時如何達成上述目標。然而,我也遇過許多想提升效能的團隊,許多人問我如何把番茄工作法應用於團隊合作,該做哪些調整?現在,我很榮幸能參與你的團隊,並且回答你的問題。我們開始吧!

團隊成員各自設定番茄鐘,還是大家共用?

各微團隊有自己的番茄鐘。基本原則是:每個微團隊都擁有各自的番茄鐘。

何謂微團隊?

微團隊就是做同一個事項的人員,人數不限。舉例來說,假設一個團隊有3 名人員,需要達成某個目標,2 人聯手做同一個事項,第3 位做另一個事項,這時,團隊裡就有2 個微團隊。

圖片來源:采實文化

在所有圖例中,畫底線的名字代表負責率團隊達成目標的人;粗體的名字代表負責完成事項的人,並負責管理該事項的微團隊;雙箭號代表人員之間的互動關係。

各事項由微團隊完成。微團隊可以是獨自一人,也可以包括整個團隊。若為獨自一人,必然自行負責該事項,並負責微團隊。

圖片來源:采實文化

上圖呈現8人團隊在特定時刻用的番茄鐘。這團隊有2個目標,第1個目標共有3名成員,包括一個2人的微團隊,以及一個單人的微團隊;第2 個目標共有5 名成員,包括一個2 人的微團隊,以及一個3 人的微團隊。

基於每個微團隊都擁有各自的番茄鐘的基本原則,各微團隊以各自的番茄鐘執行目標。

為什麼不是所有成員共用一個番茄鐘?

休息是番茄工作法的關鍵重點,頭腦能趁機處理方才接收的資訊,想出問題的解方。而且,休息對團隊工作更形重要,團隊成員必須抱持開放、樂於傾聽、精神專注,彼此才能有效互動合作,如果休息不當的話,大家壓力較大,難以妥切合作。

無論是各番茄鐘之間的休息,還是各組4 個番茄鐘之間的休息,實在無從設下特定時間。一個番茄鐘結束時,這個微團隊也許打算2 分鐘後展開下一個番茄鐘,另一個微團隊也許覺得需要休息5 分鐘才行。

每個微團隊必須能自由決定休息時間的長短。每個微團隊的工作節奏不同,事項內容各異,人員組成與互動方式都無從一概而論。唯有微團隊成員自己知道須休息多久,再開始下一個番茄鐘。

如果硬是要求各微團隊同步進行,共用一個番茄鐘,如同在生產線上,則大家只好放下一己所需,無從自選休息時間,互動合作會打折扣。

另一個勿共用番茄鐘的理由關乎干擾處理。如果其中一個微團隊因為接到緊急來電,而番茄鐘被打斷,其他微團隊沒道理一起停工,導致整個團隊的番茄鐘悉數作廢。

如何讓大家一起開會?

我們可以靠團隊時間表規劃全員參與的事情:開會和全員休息。

每個微團隊自行決定何時開始番茄鐘,決定休息時間的長度,但無論各微團隊的番茄鐘剩多少分鐘,不妨記得一條規則:時間表永遠高於番茄鐘。藉由團隊時間表,我們能滿足全體開會或休息的需求。

  1. 每天上午的11:30 至11:45:全員在二樓廚房一起休息。
  2. 每週五下午3:00 至5:00:全員在401 號會議室一起開會。

誰該負責安排團隊時間表?答案是團隊各成員。

由誰設定番茄鐘?由誰預估?由誰記錄?

微團隊負責人要做很多事情和決定:

  1. 設定番茄鐘─ 番茄鐘是由負責人實際啟動
  2. 決定番茄鐘的架構─ 前面或後面5 分鐘怎麼用
  3. 替每個完成的番茄鐘劃記「×」
  4. 決定各干擾的處理方式
  5. 視團隊成員的需求,決定休息時間的長度
  6. 記下微團隊整天下來的各個番茄鐘這些事情與決定提高負責人做好事項的責任感。

本文節錄自采實文化《間歇高效率的番茄工作法》一書,作者為法蘭西斯科.西里洛

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