一個小小的烹飪定時器,如何監督你確實完成工作?

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圖片來源:Debby Hudson on Unsplash

編按:你聽過風靡國外多年的番茄工作法」(Pomodoro Technique)嗎?一個番茄鐘只有25分鐘,不可打斷、不可分割,只要活用得宜,不僅上班族能用來改善工作方式,解決複雜問題,完成更多工作;主管也能提高團隊合作的效率,達成目標。

番茄工作法包含五個步驟:

圖片來源:采實文化

基本流程為時一天,但也能更短,改為在一天裡多次進行。

實行番茄工作法所須的東西如下:

1. 番茄定時器。

圖片來源:采實文化

2. 每天早上填寫一張今日工作表:

  • 在表頭寫上姓名、日期與地點。
  • 依優先順序列出今天要做的事項。
  • 「臨時急迫事項」的欄位,在臨時想到其他事項時記下來,本日計畫可依此調整。

3. 事項盤點表:

  • 在表頭寫上姓名。
  • 逐一記下事項,在一天末尾把完成的事項劃掉。

4. 紀錄表。

用來記下原始數據,以便化為資訊和圖表。依目標不同,這張表可有不同欄位,通常包括日期、描述,及所用的番茄鐘數目,至少每天更新一次,大多在一天末尾進行。

基於數個理由,你絕對不該低估時間表的重要性:

1. 設下期限。期限有助於好好工作,全力以赴,力求在時限前完工,就如番茄鐘的鐘響(前提是我們真正體認到期限不得違背)。

2. 分隔工作時間與休息時間。休息時間最好是拿來做非工作事項或臨時事項,如同燃料的作用,替頭腦加油。若無休息時間,創意、熱情與好奇心會下降,人會愈趨疲乏沒勁。就像若無汽油,引擎無法運轉。

3. 供我們衡量工作成果。寫下今日工作表之後,目標就是在期限內盡力做好。如果工作無法如期完成,就設法了解問題所在。而且我們還得到一個寶貴資訊:這一天完成了幾個番茄鐘。

番茄工作法的重點不是浪費了多少時間,而是達成了多少番茄鐘。隔天你要記取數目,衡量當天有幾個番茄鐘,再依個數填入待做事項。

重點在於,妥切的時間表必須好好遵守。時間表有各個時段,安排各種事項,善加遵守意謂著擺脫「再5分鐘就好」的症頭。期限一到,就像番茄鐘一響,所有動作就此暫停。無論番茄鐘還有多少時間,你務必遵守一條基本原則:時間表永遠高於番茄鐘。另外,妥切的時間表得包括休息時間。

如果重要事情的期限到了,你卻還沒做好,不得不趕工,這時,可以把加班時間加進時間表,以暫時刺激工作效率。一般來說,為了避免上述惡性循環,獲致正向結果,加班不該超過連續5 天。你替這期間另訂特例時間表,並預留一段恢復期,用來因應必不可免的效率下降。

讓時間表更完善

一個工作日包含數個番茄鐘,如何安排才能發揮最大效能?完善的工作計畫來自持續觀察檢討,目標是盡量使事項一個接一個完成。

如果有一整天能讀書,起先時間表可能訂為「上午8:30 至中午12:30」和「下午1:30 至5:30」兩大時段,上午有兩組各4個和3個番茄鐘,下午也有兩組各4個和3個番茄鐘。各組番茄鐘決定休息時間。

各組裡的番茄鐘甚至能進一步做安排。比方說,你可以用第1組裡的首個番茄鐘替當天做規劃,之後3個番茄鐘研讀新科目;下一組的前兩個番茄鐘繼續研讀,最後一個番茄鐘用來看電子郵件和聽語音信箱,若需要打給同學也是用這時段;第3組的第1個番茄鐘用來回顧上午,再來3個番茄鐘用來讀書,這安排能有效處理上午冒出的干擾;第4組的前兩個番茄鐘,用來複習今天與前幾天的所學,至於今天最後一個番茄鐘用來追蹤與分析資料。

這個讀書計畫的基本假設在於,早上的效率通常較好,剛用完午餐則效率不彰。這假設顯屬主觀。為什麼我們要檢視最初的時間表?原因是我們能了解成效,追蹤每天的各個番茄鐘與表現,從而明白哪組番茄鐘最有讀書效率、哪組番茄鐘最能發揮創意?據此調整讀書計畫,挪前移後,知道哪幾組番茄鐘要延長、哪幾組番茄鐘要縮減?更清楚自己的學習狀況。

規劃時間表的關鍵是:有意識的決定如何安排。目前以4個番茄鐘為一組的原因在於,這數目通常最能發揮效率。然而你也可以加長或縮短,以3個或5個番茄鐘為一組,每組之後休息15至30分鐘。時間表若欲有助效能,必得持續調整,每組番茄鐘的數目可以不同,因人因時而異,但以4個一組為優先考量。

根據經驗,當時日變換,時間表也需變換。

本文節錄自采實文化《間歇高效率的番茄工作法》一書,作者為法蘭西斯科.西里洛

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