一個有力的標題,讓簡報能自己開口說話!下出好標的5個秘訣

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圖片來源:Teemu Paananen on Unsplash

編按:一份成功的簡報,必須每一頁都能分別提出一項重點,這些小重點要能互相支持、並扣緊講者要講述的主題。製作簡報時,不妨多花點心思,為每頁簡報下一個好標題,讓重點更容易被看見吧。

頁面上最重要的元素就是標題。標題是陳述主要論點的地方,必須清楚又俐落。標題下得好,這一頁才能發揮它的功用。

通常在構思整體故事的階段,大致上就已經草擬了初步標題。假如你採用的是故事板的做法,想必也寫了一份初稿。那麼在建構頁面的同時,你應該回過頭來重新審視初稿。想一想這樣措辭對嗎?這種文風可行嗎?前一階段往往只抓個概念,但現階段要做的是把概念化為效果強大的標題。

請特別留意標題之間是否銜接流暢。把所有標題從頭到尾看過一遍,有助於檢驗簡報是否通順。這些標題若能串連成自然不做作的故事最是理想,這表示只要看標題,就能讀懂整份簡報。

寫成句子

好標題會把結論或主要論點陳述出來,不會只點出該頁的內容。有主詞、動詞的完整句子是最理想的標題形式。另外標題也應含有主要論點。另外要特別留意,你是在說故事,不只是傳達資料數據。

以下標題就沒什麼增值效果:

  • 各區域銷售額
  • 顧客區隔
  • 獲利趨勢
  • 淨推薦分數(Net Promoter Score)
  • 新產品開發的門徑管理流程(Stage-Gate Process) 最新進展
  • 各季業績

以上其實都是不錯的資訊,但並非富有成效的標題。從「各區域銷售額」這幾個字看不出任何重點。就當作這些資訊很精確好了,但它的重要性在哪裡?這張頁面的論點是什麼?「各區域銷售額」要表達的是什麼訊息?

「各區域銷售額」這種標題顯示出你只是在呈現資料而已,基本上是浪費時間。何苦要做簡報呢?不如把表格印一印,發給大家自己看,或直接傳表格給他們算了。

光是呈現資料數據貢獻不了多少價值。最麻煩的是,大家說不定還會對資訊有不同的詮釋,發生這種情況恐怕就不妙了。你的目標是推銷某項建議,所以應該設法主導觀眾看待情況的角度,引領他們認同你的結論才對。(被主管說聽不出報告重點?你的「數字表達力」需要更有彈性!

一份好的簡報會善用綜合分析。你不只是給別人看資訊而已;你必須賦予這筆資訊意義,加以運用,並將它塑造成有力的論點。現在這個年代的資訊太氾濫了,沒有人需要純粹只有資訊的簡報。

請用標題展現你的論點。觀眾必須在乎的原因是什麼?上述標題只要改寫成如下說法,就會變得更有價值:

  • 別寫「各區域銷售額」,
  • 請寫「西區對我們的業務非常重要」。
  • 別寫「顧客區隔」,
  • 請寫「『急切的消費者』客群是我們的主要目標」。
  • 別寫「獲利趨勢」,
  • 請寫「去年我們的獲利大幅成長」。
  • 別寫「淨推薦分數」,
  • 請寫「我們的淨推薦分數一直上升」。

把標題寫成一個有主詞、有動作的句子,此舉可確保各個頁面都有一個重點。

限制在兩行以內

標題宜短不宜長,一或兩行的標題最理想,這種長度好讀又好懂。

再長一點效果就大打折扣了。比方說三行的標題就真的太長,部分是因為在視覺上三行的標題並不好讀。更重要的是,標題會寫到三行就表示並沒有真正摘述重點,還是必須再加以濃縮。

太長的標題最好重寫並精簡之。只是把字體縮小或改變字型不能真正解決問題,況且各頁面的字體大小和字型最好要一致。你要做的是濃縮再濃縮。

有時標題很長意味著該頁面的資訊過多,這時把內容分成兩頁或可解決問題。比如「四個區域當中有三區的銷售額下滑,東區因配銷得當及銷售覆蓋率擴大而有所增長」這個標題,能直接拆成兩頁,標題分別定為「四個區域當中有三區的銷售額下滑,僅東區增長」和「東區因配銷得當及銷售覆蓋率擴大而有所增長」。

保持平行結構

簡報每一個標題的結構應該一致,所有標題要是都能寫成簡短的句子,最為理想。

保持平行結構有助於確保整份簡報發揮功效,也會讓簡報看起來既精緻又專業。舉例來說,下列這組陳述句就寫得很好,每一句都很完整,從中也看得到平行結構:

  • 去年銷售額急遽下滑。
  • 購買率衰退導致銷售額下滑。
  • 雖然購買率衰退但滲透率仍維持穩定。
  • 我們可以推測購買率衰退跟每次購買量減少有關。

標題結構不一致,會產生簡報讀起來不連貫的感覺。簡報若缺乏平行結構,便顯得粗糙。舉例來說,以下這組句子及其用字遣詞就很凌亂,少了一致的結構或形式:

  • 年度銷售情況。
  • 銷售額因為購買率衰退而下滑。
  • 顧客滲透率成長中。
  • 各區域收益情況。
  • 我們可以推測購買率衰退跟每次購買量減少有關。

這種標題讓簡報讀起來不夠俐落。

善用轉折語氣

善用轉折語句和措辭可以生動地串連各個頁面。比方說「因此」、「另一方面」和「除此之外」這些說法都能強化整體流程。

請切記,所有標題銜接起來之後應該形成一個完整的故事。

以下標題的走向就十分順暢:

  • 去年我們的銷售額成長8%。
  • 然而獲利卻衰退9%。
  • 主要難關在於變動毛利下滑。
  • 毛利下滑肇因於產品成本增加。
  • 以及勞工工資暴漲。
  • 因此當務之急就是降低成本。

每一個標題依序發揮各自的功能,一路下來又有轉折語氣銜接重點。誠如《數位時代的商業寫作》(Business Writing in the Digital Age)作者娜塔莉.卡納沃爾(Natalie Canavor)所指出的:「轉折語氣用得好可以建立連結,將各環節串連起來,並強化論點的邏輯。」(你還在用PPT提案嗎?試試亞馬遜的「6-pager」報告法,讓重點一目了然

別用被動語態

別用被動語態寫標題!這個原則整份簡報通篇適用,尤其撰寫標題時更是要特別留意。

當承受動作的對象變成主詞時就會出現被動語態,以下列舉幾個範例作為參考:

  • 主動語態:「我們推出了新品牌刮鬍膏」。
  • 被動語態:「新品牌刮鬍膏推出了。」
  • 主動語態:「我們提高了22%獲利。」
  • 被動語態:「獲利提高了22%。」
  • 主動語態:「我們的主要競爭對手推出了新的廣告宣傳活動。」
  • 被動語態:「新的廣告宣傳活動推出了。」

請務必以主動語態撰寫標題,別用被動語態。被動語態的標題有三個缺點。第一是缺少活力,聽起來很平板,沒有展現出熱切感。像「價格策略改變了」這種句子沒辦法激起大家的好奇心,但改成「我們改變了價格策略」效果就好多了。

第二個缺點是被動語態的寫法不明確,這是因為沒有主詞的關係。究竟是誰推出新廣告宣傳活動?是誰調整了價格?這件事是自然發生的嗎?把主詞寫出來才一清二楚。

第三個缺點則是被動語態的寫法迴避了責任歸屬。比方說,你要是寫「新品牌刮鬍膏推出了」,表示你把自己從這個動作中抽離,不必扛起責任。

然而資深主管要的是大家都能當責。用被動語態寫標題透露出你沒有影響力,事情是自然而然發生的。南科羅拉多大學語言暨領導力教授詹姆斯.何莫斯(James Humes)寫過數本語言方面的著作,他指出:「被動語態是一種『明哲保身』的心態,並非領導人物會有的口吻。想閃避責任的官僚才會使用被動語態。」

在我班上的MBA學生經常用被動語態書寫。這種措辭方式顯然給人一種既嚴肅又慎重的感覺。請特別留意這個問題,盡可能避開被動語態。誠如何莫斯所言:「有些企業主管特別喜歡被動語態,因為這種語態措辭迂迴,聽起來比較複雜,他們認為可以增加自己的權威感。這是大錯特錯。」

直接使用人稱代名詞就好。《金融時報》專欄作家山姆.利斯表示:「講話語氣客觀未必會讓你看起來更顯赫或更重要,但如果用「我」、「我們」或「你」這樣的人稱,反而會因為直接且口吻帶有個人名義而有加分效果。」

本文節錄自寶鼎出版 《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力》一書,作者為提姆.寇金茲

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