三大協作平台崛起!如何形塑實體與遠距混合辦公的新常態?

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協作平台
圖片來源:Marvin Meyer on Unsplash

全球新冠肺炎疫情之下,崛起了視訊會議軟體Zoom,方便各規模企業遠距辦公,但是除此之外,更有其他領域的協作軟體也在同時間興起,要讓團隊間的專案管理、行程管理、即時協作等日常,就像過去在辦公室面對面辦公一樣,在網路上也能流暢地運作。

2020年,受到全球新冠肺炎疫情影響,是許多企業迎來遠端工作的一年。在新的工作方式之下,企業除了加強後端的IT系統支援以外,也得提供充足的協作工具,來維持以往般的團隊工作效率。除了企業以外,許多採用遠端教學的大學,使用遠端協作工具的需求也大幅提高,來讓無法進入校園上課的學生們,仍透過網路溝通、協作來完成團體作業。

而說到協作工具,除了名聲大噪的微軟Microsoft Teams、協作新創獨角獸Slack,以及今年獲得大量關注的視訊會議Zoom以外,其實,也有其他新的網路協同工具冒出頭,希望在遠端工作的環境下,增加同事們網路協同的方便與效率。

ClickUp:整合的專案管理單一平台

圖片來源:ClickUp

從美國舊金山灣區搬到聖地牙哥的協作新創ClickUp,號稱是一個究極的專案管理協作平台,它能夠把各式各樣的協作平台整合到一個介面,讓員工在此單一介面,針對同一個專案工作,不必同時打開好幾個協作App,兵荒馬亂。

舉例來說,Slack主要針對某個主題的對話討論、Toggl主要標出專案規劃的時程與負責人、如Dropbox等的雲端儲存空間用來共享協作檔案、Outlook的行事曆寫著每日工作重要行程、Zoom則用來開視訊會議……現代的遠端辦公中,有好幾項不同的軟體,來滿足各個小型的功能,但是,卻似乎沒有一個整合的介面,來執行專案協作。ClickUp的誕生,就是為了滿足整合介面的需求。

為了配合目前許多企業遠端工作的現況,ClickUp更在最近推出Remote Work OS的功能,利用AI來列出專案管理中的優先任務排序,並且能讓團隊的成員,看到每個人的即時工作進度,來加強遠端工作情境中的團隊工作即時感。

ClickUp成立於2017年,包含Google、Nike、Uber、Airbnb、Netflix、Ubisoft等都已經成為他們的客戶,除了這些知名公司以外,也有超過10萬個團隊正在使用ClickUp管理旗下專案。在遠端工作興起之下,ClickUp於今年6月第一輪融資獲得3500萬美元(約10億台幣),預計透過這筆資金來擴增團隊規模,增加工程、行銷、客服等領域的員工。

Airtable:雲端資料庫應用協作

圖片來源:Airtable

微軟的Excel表格常被當作資料搜集的檔案管理方式,透過同列、同欄的分類方式來管理資料,但是,不同的Excel表格無法互相分析比較,因此無法做為資料庫管理的應用,為了解決這個問題,雲端工具Airtable因此誕生。

Airtable介面以表格的填寫與管理為主,用戶可以把不同的數據與資料,以CSV或Excel表格中匯入到Airtable上,並以專案管理的方式,分類這些不同主題的數據,並在雲端中進行資料庫管理與應用的協作。在協作方面,Airtable可讓團隊中不同的成員同時編輯數據檔案、以及透過專案管理的功能來設立每個專案時程必須完成的任務目標。

許多企業把Airtable作為雲端CRM客戶資料管理工具,因此Airtable也積極支援郵件名單管理MailChimp、支付平台Stripe、客服管理Zendesk等第三方整合功能。此外,也支援Google G Suite、專案管理平台Trello與Asana,以及社群平台Twitter、LinkedIn、Instagram等第三方應用。

另一個特殊的功能,是每個企業可以自行開發Airtable上的應用功能,稱作「Airtable Apps」,讓企業能夠自己創造所需的資料庫管理應用;另外,企業也可以把自己開發的App上傳到Marketplace上,讓其他企業下載使用,打造Airtable自己的企業應用生態系統。在這個遠端工作的時機點,企業間的網路資源交流,也是相當重要的一環。

今年在D輪融資獲得1.85億美元(約53億元台幣)的Airtable,至今已經獲得3.5億美元(約100億台幣)的融資,宣稱擁有超過20萬個企業客戶,知名的客戶名單包含旅遊平台Expedia、娛樂影音Netflix、媒體集團Time、電商平台Shopify以及工程製造軟體Autodesk等企業。

MURAL:搬到網路上的協作白板

圖片來源:MURAL

在會議室裡腦力激盪的過程中,常常會有一個白板的發想圖,讓團隊成員寫上自己的點子、貼上便利貼作為備忘想法等,然而,在遠端工作的情境之下,點子發想與討論的過程,可能就會缺少這個視覺化的元素。

視覺化協同新創MURAL,在數位的環境中,提供如白板的功能,讓團隊成員透過網路也能視覺化地腦力激盪、完成專案協作。舉例來說,用戶可以使用便利貼寫上自己的想法、插入圖片或是圖表等來做為視覺訊息補充。

MURAL其實在2011年就已經成立,但是這個數位視覺協同的平台,直到近幾年才受到企業用戶的青睞。他們於2019年底完成2300萬美元(約6670萬台幣)的A輪融資,並且積極把這筆資金投入市場擴張,後來迎來今年初席捲全球的疫情、許多企業員工被迫在家工作,為MURAL打造一個絕佳的成長時機,2020年至今,MURAL的每月活躍用戶數已經從幾十萬成長到正式至破百萬人,年收益也正式翻三倍。

今年8月,MURAL宣布完成1.18億美元(約34億台幣)的B輪融資,這樣比前輪融資超過5倍的金額,也直接顯示MURAL在遠端工作成為常態的狀況下,所獲得的高度市場關注。包含IBM、Autodesk、GitHub、Atlassian與Ideo等企業,都列在MURAL的企業客戶名單中。

團隊協作的一詞中,其實涵括了不同面向與領域的協作、對話討論性的協作、資料庫共同管理與應用的協作,以及視覺腦力激盪的協作。

在全球新冠肺炎疫情影響之下,許多企業在過去半年以來,都維持在家工作的狀態,甚至還有一些企業,把實體辦公的期限設在2021年。遠距辦公的常態,助長了遠端協作平台的蓬勃,但是,當疫情過去、當實體與遠距辦公混合成為新的工作常態時,這些協作平台該如何滿足實體加虛擬的混合辦公環境、又該如何保持自己的被需要性,將會是最大的挑戰。