【專家觀點】一場疫情帶出的企業競爭力考驗:遠距作業、流程自動化

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圖片來源:You X Ventures on Unsplash

2020年初新型冠狀病毒疫情的嚴重肆虐,整個中國大陸陷入封閉的狀態,作為台灣最大的出口國以及進口國,中國大陸的封閉對台灣整體的影響可謂巨大,德勤管理諮詢公布的「新型冠狀病毒疫情人力資源政策調研報告」亦指出,疫情對企業造成最大的影響前二名為「無法正常服務客戶及無法實行正常管理」,短期對於員工無法回到工作崗位的狀況,企業不得不以遠距辦公來因應,而貨品或原料短缺亦只能四處調貨因應;但若以中長期的規劃考量來看,本次的危機未嘗不是給企業一個全面檢視作業流程自動化、效率化,以及營運據點與供應鏈佈局的機會,企業應評估其中的轉型機會,為下一波的轉變佈局。

談到企業中長期的規劃,首先不可避免一定會討論到的議題,即是企業需積極佈局中國大陸以外的製造基地,以分散生產與供貨風險,現行台商於中國大陸設立生產基地的比重仍為大宗,究其原因,除了早期最常見的成本考量,以及中國大陸供應鏈完整,能起到產業鏈綜效之外,尚有員工在文化、語言相近相對較易於管理等優勢,可以推斷中國大陸外的據點,因語言、文化造成的溝通以及管理意志無法遂行的狀況,一定會較中國大陸影響更大,更需要標準化與制度化的管理。可以預見,未來企業仍需面對多變的環境,成本、關稅或是疫情等產業內不可控的因素,皆有可能危害企業的經營。企業需佈局由大中華區企業轉型成為更加國際化的企業體質,除需建立多營運據點的管理以及帳務、稅務能力之外,也應加強流程、制度的標準化與規範化,減少對人治的依賴,為組織建立移轉體制的能力。

除了應用科技自動化執行作業,確保作業效率及品質外,資訊系統更可以提供即時的資訊讓管理者可以有效的掌握管理資訊,各營運據點切實做好系統作業,則無論管理者身處何地都可以獲得有效且即時的資訊。記得之前有客戶詢問,如何確保遠端的作業據點提供的資料數據是正確的,應就是其未有與流程密切結合的資訊系統基礎,以及統一的作業規範管控所致,有效應用資訊系統,結合良好設計的管理指標與管理報表,將能有效提昇企業的管理能力。

依據前文的觀點,勤業眾信提供三項簡易的動作為企業未來中長期規劃的參考,企業可依據自身狀況與需求進行評估:

一、訂定中長期目標及計劃

應用新興科技使作業自動化或加強作業規範化在大部份的狀況下並非是一蹴可幾的事情,完整的規劃與建置經常需耗時數年,因此設定階段目標與長期目標非常具重要性,並且企業也需培養及招募人才加強企業應用與維護科技的能力,這些工作都需要有計劃與有規劃的進行。

二、依據計劃檢視組織現行缺口

依目標盤點組織現行可能的改善點,標定近期內最為關鍵且能獲得效益的改善機會,並在企業之內達成共識,擬定可行方案所需之相關配套,如組織、人力與權責的調整等,並針對可能的可行方案進行評估。

三、進行短期可獲成功的改善

依據經驗,企業改善的要素總是環環相扣、彼此相關,每個關鍵的改善看起來似乎都是牽一髮而動全身,此時行動力是最佳的指導方針,持續進行短期可獲成功的改善,將能協助企業有效的朝優化目標前進。

在未來多變的競爭環境,企業的應變能力將會是存活的關鍵,如何將危機化為轉機,需有中長期規劃逐步進行企業體質與管理能力的改善,培養資訊科技應用能力,加強自動化作業與國際化的多據點管理能力,將會是未來需迫切探討的議題。

文:勤業眾信風險管理諮詢部門執行副總經理張益紳 、專案協理韓世偉


勤業眾信風險管理諮詢部門執行副總經理 張益紳

在企業風險管理顧問業已有近二十年的經驗;專精於企業診斷、營運流程分析、資訊科技運用、與營運風險管理,為國內前500大企業提出顧問諮詢建議,服務產業橫跨高科技業、製造業、金融業、零售流程業、交通運輸業等等,近期專注於消費性產業暨零售通路業之企業轉型服務,為國內主要企業提供轉型諮詢解決方案。

勤業眾信風險管理諮詢部門專案協理 韓世偉

於企業風險管理顧問業相關領域有十五年的經驗;專精於企業診斷、營運流程分析、資訊科技運用、規劃與設計,為國內企業提出顧問諮詢建議,服務產業橫跨高科技業、製造業、零售流通業等,近期專注於企業數位轉型診斷與規劃服務,為國內主要企業提供轉型諮詢解決方案。