工作順序要分輕重緩急,但是「重要」跟「緊急」哪個該擺第一?

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圖片來源:Breakingpic from Pexels

你是不是也罹患了期限敏感症候群?

大部分的人都對期限非常敏感。

當手邊有一個期限很短的工作時,就算其實還有更重要的工作,很多人也會選擇將更重要的工作暫時擱在一邊,先從期限較短的工作開始著手。

當然,遵守期限在職場上是非常重要的事情。尤其是當這個工作必須向某個人回報時,時間上的延遲會給對方添麻煩,導致失去對方的信任。

但即使如此,我還是會建議別把期限看得太重。因為如果把期限當成最優先考量的條件,往往反而會忽略更重要的事物。

我也算是一名作家。當我在寫書的時候,當然會有一個交稿的期限。這個期限相當重要,如果沒有遵守,就會破壞我與編輯之間的信賴關係。

但是對我而言,背叛讀者是更加不可原諒的事情。例如我不能為了遵守交稿期限,而在書中說謊誆騙讀者,或是盜用其他作家的文章。

在我所舉辦的研修活動之中,也有很多學員主張「期限最重要」。

一般而言,在安排工作的優先順序時,必須同時考量「緊急度」與「重要度」。但有很多人是以「緊急度」做為主要考量,也就是單純靠「期限的時間軸」來決定工作的先後順序。

這是因為我們的教育對「守時」相當重視,不管大小集會,經常會要求「五分鐘前集合完畢」。

然而在商場上,經常會有一些就算延誤期限也在所不惜的情況。所以我才會建議別把緊急度看得太過重要。

這是因為,一旦當工作的期限已迫在眉睫時,很多人都會滿腦子只想著要遵守期限,結果反而忽略了真正重要的事。

據說有一家餐廳,在店內最忙碌的時候,會優先供應孩童的餐點,而非依照客人點餐的順序出餐。

那是因為當孩童因肚子餓而吵鬧時,會造成周圍其他客人的困擾。

我很希望大家都能學會像這樣不被期限綁死的順序安排方式。

提升工作能力的秘訣:不單以期限決定優先順序,應該提高重要度的著重比例。

本文節錄自樂金文化《再忙也不會出錯的完美工作執行力》一書,作者為鳥原隆志 

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