在報告中引用數字有學問!試試「三明治模式」,讓垂直溝通更流暢

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圖片來源:Mimi Thian on Unsplash

編按:向上級回報工作狀況時,如果只說出「進度不錯」、「一切都在掌控中」這種抽象感受,一定會被主管質疑真實性的吧?試著在報告內容中加入一些客觀數據,並以「資訊→數字→資訊」的模式報告,一次就讓主管對你所說的話心服口服吧!

報告要盡量使用數字

在工作中,「報告.連繫.討論」是非常重要的溝通手段。因此,也希望各位要注意「報告.連繫.討論」的正確做法。

舉例來說,當主管要求「簡單報告一下上週的業務狀況吧。」你就不能說:「目前正往目標前進,感覺很好。就跟我預測的一樣!」

雖然這只是一個例子,不過如果報告內容如下面舉的例子,就很理想了。

「正朝著目標前進。我們的目標是六百萬日圓,目前實績已經有六百五十萬日圓。看起來消費者對於新產品的反應還不錯。」

或者主管向你確認「昨天交辦的事情,進行得如何?」你也應該以下面的方式回覆。

「真的很抱歉,我這禮拜底交件可以嗎?目前大概只完成五十%。我會以最優先的順位盡快處理。」

這兩個報告案例的共通點:一個是使用數字,另一個是使用「三明治模式」。

圖片來源:商周出版

使用三明治模式的理由?

三明治模式是什麼?還有為什麼這種傳遞訊息的方法比較好?以下讓我詳細說明。

請觀察前者的回答內容。

一開始說出「朝著目標前進」這樣的正面訊息。如果你這麼說,對方當然會覺得「真的是這樣嗎?」

因此,接下來就要提出具體且正確的數字來回應對方的疑問。接著,為了回應對方最後一定會產生的疑問:「那麼對於那樣的情況,你的想法為何?」你就要主動補充自己的想法或意見等資訊。

總之,三明治模式就是針對對方內心會產生的疑問依序回答的模式。如果採取這樣的傳遞方式,所要傳遞的訊息就會迅速進入對方腦中。

特別是面對主管等上級人物,若以這種模式傳遞,對方不用東問西問就能夠獲得所需資訊,是一個很有用的方法。

圖片來源:商周出版

就如「數學公式」般地運用

當主管或前輩要求你報告時,如果判斷應該使用數字說明,請務必像套用數學公式般地使用「資訊→數字→資訊」模式說明。(被主管嫌聽不出報告重點?你的「數字表達力」需要更有彈性!

先回答對方的提問,再以數字這種極為具體的語言說明,最後再提出自己的想法或意見。在職場上,採取對於主管而言有用的傳達方式是很重要的。還有,讓主管簡單易懂地瞭解你的狀況,這對於社會新鮮人而言,也是非常重要的工作之一。

本文節錄自商周出版 《所有老闆都看重!上班族必備的工作數字力》一書,作者為深澤真太郎

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