全球工作模式在近幾年疫情的影響下產生莫大的變化，儘管日常生活已逐漸重回正軌，但在工作型態上，仍有許多產業或公司計劃維持遠端工作，甚至張開雙手迎接混合工作模式的全新時代。
Gartner 的研究顯示，2022 年全球有高達九成的企業主允許員工以混合辦公型態上班。場景拉回台灣，根據 104 人力銀行的調查，與 2021 年相比，2022 年員工進公司的比例不只從 30% 降至 22%，採用混合工作模式的比例則從 65% 增加至 73%，凸顯員工已經越來越習慣居家辦公（WFH）的工作形式，因此，如何強化遠端工作的能力，以及善用工具來強化遠端團隊彼此的信任度，將是非常重要的課題。
一般來說，我們透過口語表達、握手、或在臉頰上輕輕地一吻來打招呼。但隨著全球形勢的持續變化，一旦無法面對面交談時，就會錯過皺眉、微笑和揚起的眉毛這些表情背後所傳達的情緒，例如壓力、快樂，甚至是諷刺。雖然表情符號和迷因確實可以減緩語言表達所想傳遞的情緒，但它們依然無法傳達面對面時感受到的微妙情感暗示。那麼，我們該如何在不增加誤解的情況下，增添虛擬交流時的溫度與細緻度呢？
事實上，由於和彼此的實體距離越來越遠，面對面的互動越來越少，而且幾乎沒有肢體語言的交流機會，這樣的數位瓶頸導致彼此誤解和新一波的組織隔閡出現，讓人們比以往任何時候都更難解讀情緒。這並非大眾失去同理心，而是因為大家不知道如何運用合適的工具。
只要透過正確使用數位肢體語言，包括用語、標點符號、表情符號、虛擬化身和所選擇的溝通渠道等內容，即使和團隊分隔不同地點，我們也能夠學會與團隊建立信任關係。
數位肢體語言對遠端團隊的最大挑戰
數位肢體語言的第一個、同時也是最關鍵的準則在於：切勿擴大解讀文字內容的涵義。 例如，當你收到老闆的電子郵件，裡面只簡單寫著「我們應該談談」，可能有多種解釋，若你只簡單回覆「可以」、「當然」或「好的」，也會造成諸多不確定性。值得留意的是，雖然回覆一封簡短的電子郵件可能只是舉手之勞，但也有可能對收件人產生負面影響，也將導致團隊浪費時間來解讀訊息，而非專注於原先的任務。換句話說，若能清楚表達自己的意思，就能大幅降低造成誤解的可能，也將提高生產力並確認責任歸屬。
如果你是一名經理，試著詢問自己以下三個問題，以與你的團隊共同營造一種明確表達而不是單純簡潔的職場文化：
• 我是否足夠清楚我的要求是什麼？
始終花點時間為收件人提供所需的前情提要或資源。
• 我是否在收件人欄位放置合適的人選？
即將收到訊息的這個人或一群人是否了解該訊息的意義為何？過於簡短的內容很容易讓其他人不明白他們為什麼需要回應。
• 我是否有明確表達預期的回覆時間與品質要求？
請確保你有給予團隊一個合理且精準的郵件回覆時間。
溝通中的代溝
此外，大多數人可分為「數位原住民」與「數位初學者」兩類，前者即在非語言的虛擬交流中長大的 Z 世代，後者則是 X 世代與嬰兒潮世代，正努力學習表情符號、迷因和短訊息這種對他們來說是嶄新的溝通方式。我們又該如何弭平這兩個群體之間的溝通代溝呢？
在嘗試弭平雙方之間的溝通代溝時，務必確保你收集了來自數位原住民和數位初學者的反饋，進而制定相關的規範。例如：為使用每個溝通渠道的時機點、訊息長度、複雜度和回應時間訂定相對應的規定，並在訂定時應同時設想下方問題：
• 即時訊息最佳字數為何？
• 我們是否要限制群組視訊通話中所涵蓋的人數？
• 會議議程應該如何呈現？
• 發訊息給他人較合適的時間點？
• 電子郵件預期在多長的時間內進行回覆？
使用便捷的數位工具消除溝通中的摩擦
視訊通話和聊天應用程式確實對遠距溝通有所幫助，但隨著疫情帶來的隔離措施，它們的局限性也已展露無遺。現在我們理解透過遠端方式集思廣益和建立融洽關係其實並不容易，尤其是當越來越多的人在沒有面對面認識團隊的情形下開始一個新工作時。
從好的方面來看，遠距工作為居住地距離大城市和科學園區遙遠的人們打開了新的機會之門。 然而，當前的遠距協作工具缺少一些可以提高我們更加理解數位肢體語言的內容。除了電子郵件、視訊通話和文字訊息之外，Dropbox Capture 等新工具還結合了同步和非同步的優勢，讓你可以發送個人化的影片內容而非文字訊息，幫助接收者能更清楚地了解對方真正的意思以及實際的感受。
現在我們知道距離並非唯一的阻礙，不同世代和個性差異也會擴大溝通差距。當你再將全球疫情所夾帶的焦慮情緒加入其中時，感覺就像是在一種以前從未存在過的文化中學習一門全新的語言。
提供試圖融入團隊的新進員工建議
如果你是團隊的新人，你可以試著了解團隊成員的背景，並花點時間熟悉同事們的工作內容。當後續需要聯繫時，便可以讓他們知道你熟悉他們的角色、以及如何為團隊做出貢獻，同時從第一次互動中認可他們的努力和辛勞。透過掌握每一個細節開展溝通，進而開始與團隊成員建立無形的信任。
無論團隊成員處於外向或內向光譜的哪個位置，或是過去幾年在一夜之間迫使我們轉向遠端工作模式，管理者和每位成員都有責任創建一個具有凝聚力的團隊，為不同的溝通方式創造空間，使每個人都能在數位工作場合都能以最真實的聲音進行交流。希望前述的內容能讓我們變得更強大，也更能包容職場中多元的性格。
