在繁忙的工作環境中，行政庶務常常讓人感到力不從心，效率提升成了眾多職場人士的迫切需求。你是否也曾因為反覆的重複性工作而感到疲憊不堪？如何引入最新的數位工具，大幅簡化繁雜的工作流程？
《未來商務》解方沙龍 FC Solution 第 5 場，以〈Work hard, work SMART! 效率升級 ! 解鎖高效工作流〉為主題，邀請 4 位善用不同解決方案的產業專家——NoTime NoCode 品牌代表陳冠霖、犀動智能資深業務開發經理林浩穎、創點子媒體行銷共同創辦人楊評任，以及 Epic Cloud 聚上雲資深產品經理姜書瑜。一起瞭解他們的解決方案，解鎖高效工作流吧！
NoTime NoCode｜用「NoCode自動化」串聯不同數位工具
回想看看，平常的工作流程會運用到哪些數位工具呢？Microsoft 的 Word、PowerPoint 不在話下，Google 的雲端硬碟、Gmail 也是許多工作者日日使用的工具；除此之外，近年大量 AI 工具出現，例如 ChatGPT、Gamma 等，也進一步增加了工作流程中可能會使用到的不同工具。
NoTime NoCode 品牌代表陳冠霖點出大量數位工具可能造成的問題：「現在企業裡面導入很多不同的數位工具，但是跨數位工具之間一定都會有一些需要人工作業。」舉例說明，使用 ChatGPT 生成內容後，需要再複製、貼上到 Google 文件或 Notion 等，一旦生成數量大量增加，就需要不斷複製、貼上與整理，使工作流程充斥著大量繁瑣、耗時的重複工作。
面對不同數位工具的串接問題，經常需要委託工程師串 API，需要投入的人力、資源較高，相較之下「NoCode 自動化」就是一個高效率、低花費的好選擇。陳冠霖說明，NoCode 自動化像是不同數位工具之間的「膠水」，能夠自動觸發不同工具。以製作會議紀錄舉例，建立指定的 NoCode 自動化流程後，只要將會議紀錄上傳至雲端，自動化流程即可自動將語音轉錄為文字，再丟入 ChatGPT 依照指定的 prompt 生成會議摘要，再自動透過 email 寄發會議紀錄摘要。
陳冠霖整理出目前 Nocode 自動化的 3 大工具：zapier、make 與 n8n。其中，zapier 最適合不懂程式的新手，但彈性相對較低；n8n 上手較困難，同時彈性高、價格親民；make 則是介於兩者中間，在上手難度與彈性之間取得平衡，因此成為 NoTime NoCode 最推薦的自動化工具。
Vocol.ai｜AI 自動製作會議逐字稿、會議紀錄
相比文字，人類其實更習慣透過語言來傳達想法，因此，無論在哪種類型的企業，都免不了口頭會議。犀動智能資深業務開發經理林浩穎點出，將這些會議、對話中非結構化的資料轉化為「可搜尋、可分類、可分析」的結構化資料，是企業進行資料資產管理的必要流程。
林浩穎說明：「有了結構化的資料，需要分析時可以直接搜尋出我要的東西，甚至是背後的意圖與情境。有了這些東西，才可以做到下一步所謂的自動化服務化流程，以及在最後端的data mining。」換言之，當企業將內部的資料整理成「方便後續使用的格式」，才能讓資料持續累積與再利用，協助企業不斷進步與成長。
犀動智能將 Vocol.ai 定位為「一站式 AI 語音協作平台」，除了最基本的生成逐字稿，更具有「整理資料」的功能，能夠將會議內容轉化為方便搜尋、歸納的結構化資料，並且支援團隊協作。林浩穎指出，一小時的會議結束後，工作者經常需要花費 45 分鐘以上的時間來整理會議紀錄、書寫報告，後續還有工作進度追蹤等庶務；若能引入 Vocol.ai，不僅可以完整記錄會議期間的內容，更能夠協助跟進後續的工作進度。
Canva｜打開 AI 工具箱，一站式完成品牌視覺內容
「以前沒有協作工具、數位雲端設計沒有這麼普遍，如果你是行銷、PM，微調、修改尺寸只能靠設計師，要排隊請設計師來解決。」Canva 官方推廣大使楊評任回憶，在主打「設計民主化」的 Canva 出現之前，打造品牌專屬視覺內容的時間、金錢成本較高，也導致彈性較低，無法即時快速應變。
楊評任表示，Canva 內建多種模板、素材，設計不必從零開始，非專業設計師也能輕鬆產出。如今，Canva 已經成為許多人快速製作社群素材的首選，其雲端協作平台的性質，也能夠減少團隊內部來回溝通與修改的時間，成功打入許多企業內部使用。
面對企業需求，Canva 於 2023 年推出品牌管理中心，一站式整合圖庫資源、設計模板、字體系統、編輯版面、社群發布、頁面管理與後端印製等 7 大面向，讓品牌能夠輕易在不同媒介打造符合企業視覺形象的內容。除此之外，Canva 也導入 AI，打造涵蓋圖文設計、resize、文案與圖像生成的 Magic Studio 系統；秉持著「設計民主化」的精神，持續為非專業設計者提供更方便、親民且快速的設計平台。
monday.com｜模組化、視覺化、自動化的一站式專案整合工具
「只需要打開 monday，就可以管理所有現在使用的系統。」聚上雲資深產品經理姜書瑜介紹，專案管理平台 monday 可整合大量數位工具，包含 Google 系列、Microsoft 365 到 Slack、salesforce 與 GitHub 等，在內建的 Marketplace 中，更可以找到許多新創與合作夥伴的應用工具；若是依然沒有合用的工具，monday 提供 API 串接，力求一站式整合所有工作會使用的數位工具。
不僅對外串接功能十分齊全，monday 內部也提供大量管理模組，涵蓋 CRM、設計、軟體開發到業務追蹤等，方便企業直接帶入使用。並且 monday 也能夠根據企業需求客製化儀表板、生成甘特圖等，運用簡單清楚的視覺化數據呈現模式，讓工作者與主管一目了然目前進度。
姜書瑜說明，自動化是減少工作庶務的重要方式：「只要超過一定的天數，monday 就會自動發出通知信，讓業務、業務主管知道這個客戶已經經過一段時間沒有去做聯絡了。可以搭配任務狀態、自動化，做到風險預警。」除此之外，專案執行過程中所有的溝通紀錄，同樣會紀錄在專案的專屬頁面上，方便歷程回溯與資訊整合。
