你是否也有這些困擾？明天要拜訪重要客戶，卻在前一晚才發現對方公司剛發布財報、高層異動，來不及準備；周一有跨部門會議，周末才想起要查每個參與者負責的專案進度；下周排滿採訪，但受訪者背景、公司動態都還要再花時間研究⋯⋯。
如果你的工作環境主要使用 Google Workspace（Gmail、Calendar、Drive、Sheets等），可以直接使用 Google Workspace Studio 來完成你的自動化需求。因為直接內建在 Google Workspace 裡，不需要額外設定 API 或授權，就能存取你的 Gmail、Calendar、Drive等資料。
只要與 Gemini 對話，就能完成自動化需求
這個使用邏輯可以套用在任何需要「定期整理+主動通知」的工作場景：業務自動整理下周客戶拜訪名單與競品分析；PM 在周五前收到跨部門會議的參與者近況；記者在採訪前一天已有完整的受訪者背景報告；顧問在客戶會議前掌握產業最新動態。核心都一樣：你定義「什麼情況需要準備什麼」，AI 負責定期執行、定期送達。
而且，它跟 Gemini Deep Research 整合，能直接呼叫 Gemini 的深度研究功能，讓 AI 交叉驗證資訊、整合多個來源，你不需要拖拉模組、理解節點邏輯，只要用中文或英文描述你要做什麼，Gemini 就會自動幫你拆解成可執行的自動化流程。有問題也可以直接用對話方式修改，不用重新設定。
步驟一：用自然語言描述你的需求
首先，開啟 Google Workspace Studio（https://studio.workspace.google.com/），在主畫面的輸入框「Describe a task for Gemini」寫下你的需求，畫面左側也有「＋」按鈕，可以從零開始設定節點，但建議直接用自然語言，可以省去前面的步驟。以下prompt是以每周自動整理會議準備資料為例：
我需要一個每周自動執行的工作流程：
1.時間：每周五下午 4 點執行。
2.任務：檢查我的 Google Calendar 下周的會議行程，找出需要準備的重要會議（例如：客戶拜訪、跨部門會議、採訪等）。
3.執行動作：
・使用 Gemini 的 Deep Research 功能，研究每個會議的參與者背景、相關公司動態。
・提供會議準備建議和可能的討論重點。
・整理成一份結構化的準備文件。
4.通知方式：透過 Gmail 寄送完整的會議準備報告給我。請幫我建立這個自動化流程。
接著，Gemini 會自動產生工作流，它會判斷你描述的任務涉及哪些動作，並自動安排對應的節點。如果你覺得節點需要增加或調整，可以直接在對話框繼續打字，例如：「幫我在寄信之前，先把報告存一份到 Google Drive」，Gemini 會自動新增節點；也可以點選特定節點進入編輯模式手動修改。這個流程不是一次設定完就固定，隨時可以回來調整。
Step 1: On a schedule（按時間排程）
└─ 每周五下午 4:00 PM 執行
Step 2: Ask Gemini（請 Gemini 執行任務）
└─ [這裡會有 Gemini 預設的 prompt]
Step 3: Notify me by email（寄信通知）
└─ 將結果寄給你
步驟二：根據需求調整指令，取得更精準的成果
Gemini 自動生成的 prompt 通常比較籠統，這一步的重點是把它改成符合你職業需求的精確指令。
1.編輯「Ask Gemini」步驟的 prompt
點擊「Step 2: Ask Gemini」進入編輯畫面，你會看到 Gemini 自動生成的 prompt，這時就可以根據你的需求，重寫成更精確的指令。
Prompt設計邏輯
一個好的會議準備 prompt 包含3個層次：
・識別條件：告訴 Gemini 哪些會議需要準備，避免每周都收到一堆不相關的行事曆項目。建議從寬鬆的條件開始（例如只抓外部參與者），測試幾周後，再根據誤判情況加入排除條件。
・研究範圍：告訴 Gemini 針對每個會議要查什麼、查多深。這裡用「Deep Research」而非普通搜尋，是因為要交叉驗證資訊、整合多個來源，而不是只回傳一則新聞。
・輸出格式：告訴 Gemini 最終報告要長什麼樣子。格式愈具體，收到的報告愈可以直接使用，不需要再手動整理。
如果發現有些細節不太符合需求，可以隨時回到這裡修改 prompt，Gemini 會按照新的指令執行。舉例來說，某些會議類型常被漏掉，可以回來補充識別條件；背景資料太淺或太深，可以調整 Deep Research 的範圍；輸出格式不好讀，就可以修改「產出結構化文件」的格式；如果想要針對特定領域加強，也可以在相應部分加入更具體的指令。
2.確認 email 通知內容
點擊「Step 3: Notify me by email」，確認信件設定：
Subject（主旨）：
下周行程準備報告 | [日期範圍]
Workspace Studio目前不會自動帶入「幾號到幾號」的日期範圍，你可以手動設定為固定格式，例如：Subject：📋 下周會議準備報告 | {{本周五的日期}}
或是直接用固定主旨「下周會議準備報告」，收件後用 Gmail 的標籤功能歸檔即可。
Body（內文）：
Hi，以下是你下周需要準備的會議資料：
{{Step 2: Ask Gemini 的輸出結果}}
3.儲存並測試
點擊「Test run」立即測試一次，查看收到的測試 email，如果不滿意，回到 Step 4 繼續調整 prompt。
完整prompt範本
請執行以下任務：
【第一步：識別需要準備的會議】
檢查我的 Google Calendar，找出下周（下周一到周日）
所有符合以下條件的會議：
── 對記者／編輯：
- 會議標題包含「採訪」、「interview」、「訪談」字樣
- 或參與者包含公司外部人員
── 對業務：
- 會議標題包含「客戶」、「拜訪」、「提案」、「商談」字樣
- 或會議地點在外部（非公司內部會議室）
── 對專案經理：
- 會議標題包含「kick-off」、「review」、「跨部門」字樣
- 或參與者超過 5 人
── 對顧問：
- 會議標題包含「客戶會議」、「workshop」、「策略討論」字樣
- 或會議時間超過 1.5 小時
【第二步：針對每個會議進行 Deep Research】
（重要：使用 Deep Research，交叉驗證資訊）
◆ 參與者背景（針對外部人員或關鍵人物）
- 全名、現職、公司名稱
- 過去 6 個月的重要動態（職位異動、公開演講、媒體訪談）
- LinkedIn 或公司簡介的關鍵摘要
◆ 相關組織／公司近況
- 最近 3 個月的重大新聞（產品發布、併購融資、高管異動、財報數據）
- 公司在產業中的定位與主要競爭對手
◆ 準備建議（根據會議性質，提供 3 個具體方向）
── 對業務：
1. 客戶可能的痛點或需求
2. 可以提及的成功案例或差異化優勢
3. 可能的預算範圍或決策時程
── 對記者／編輯：
1. 值得深入追問的獨特角度
2. 可能的敏感話題（需要技巧性提問）
3. 可引用的產業數據或案例
── 對專案經理：
1. 各部門可能的立場或關注點
2. 需要事先協調的資源或時程
3. 可能的風險點或衝突議題
◆ 資料準備狀態
檢查 Google Drive，搜尋是否有該公司或人物的相關文件，並標註：
🟢 資料充足 ／ 🟡 部分缺漏 ／ 🔴 急需準備
【第三步：產出結構化準備文件】
為每個會議產出以下格式：
會議：[會議標題]
📋 基本資訊
時間：[日期時間] ｜ 地點：[地點] ｜ 參與者：[關鍵人物]
👤 人物速寫
[每位關鍵參與者的 150 字背景摘要，含職位、近期動態]
🏢 組織動態（如適用）
[300 字左右，含產業地位、最新發展、重要數據]
💡 準備建議
建議方向 1：[標題] — [50～80 字說明]
建議方向 2：[標題] — [50～80 字說明]
建議方向 3：[標題] — [50～80 字說明]
📊 準備狀態
[🟢/🟡/🔴] 狀態說明：
✓ 已有資料：[Drive 中找到的文件]
✗ 需補充：[還缺少的資料或待調查的點]
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（本文轉載自《經理人》）
