隔離挺防疫!4種生產力工具,幫你打造高效率的雲端辦公室

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圖片來源:BRUNO CERVERA on Unsplash

WFH(work from home 在家辦公)是在新創業風靡多年的工作方式,近來由於正值防疫的非常時期,那些原本沒有實踐WFH的公司,也開始讓員工在家工作。以下將介紹4個生產力工具,讓你在家辦公一樣效率滿分!

武漢肺炎持續延燒,為防堵疫情擴散,科技巨頭谷歌(Google)當機立斷,暫時關閉了谷歌在中、港、台的辦公室,除了企業內部紛紛展開具體行動,一般民眾如符合政府規定之出入境、與病歷接觸情況,也必須配合「居家隔離」、「居家檢疫」或「自主健康管理」等應變措施。

如果你手邊有重要的專案,不能因為隔離或檢疫而暫緩,也不用太擔心!只要善用工具、做好時間管理,在家依舊可以保持緊湊、高效率的工作節奏,《FC未來商務》特別整理出4種遠端工作者用得上的生產力工具,即使是不在主管眼皮下工作的日子,依舊可以從容完成交辦事項!

點點簽:不能見客戶,照樣能搞定合約!

如果你正好要跟客戶簽一份重要合約,總不好因為人不在辦公室,而造成專案進度延宕吧!

點點簽是一個電子簽名服務,除了網頁版,也有推出行動版App,能夠完成具法律效力與安全加密的線上簽約,不只可跨平台取得簽署文件,還能發信告知相關人目前的合約進度。點點簽與舊金山另一家電子簽名新創HelloSign的不同在於:除了可匯入Dropbox、電子郵件及相機的文件外,點點簽還能夠支援包括Google Drive、OneDrive等雲端平台的文件。

此外,這類能夠跨裝置、作業系統的電子簽名服務,除了方便之外,也是為環保盡一份力,省去一般紙本合約耗費紙張和油墨的浪費。

點點簽會發信到合約相關人的信箱,提醒還有未簽署完成的文件。
圖片來源:DottedSign

Pomodoro by Increaser:用計時器告訴自己何時 ON & OFF 

在國外風靡多時的番茄工作法,也非常適合作為在家工作的管理工具,原理是透過廚房定時器(番茄鐘)來限制自己完成一項任務的時間(一般是以25分鐘為單位),當時間一到,你可以選擇重啟計時、繼續進行下一個工作階段,或是先給自己一個5~15分鐘的時間喘口氣,再重新投入工作。

透過計時的壓力,你會更意識到當下是工作還是休息時間,進而更專注於眼前的任務。

Increaser就是一款免費的線上番茄鐘,不僅介面美觀、可自選背景,還會根據你的使用足跡整理出報表,揭露你每天花了多少時間工作、從事哪些工作、以及在各項工作項目分別花費多少時間等資訊,有助於檢視工作效率,以及分配工作比重。

Increaser會統計使用者工作項目與所費時間,輸出圖表供檢視。
圖片來源:Increaser

StayFocusd:讓瀏覽器為你把關眼球注意力

如果你真的控制不住自己,忍不住就想逛逛網拍,或刷一下Facebook動態牆,StayFocusd這個Chrome擴充工具可以作為你最後一道防線。

安裝好StayFocusd後,你可以將那些與工作無關的網頁設為「黑名單」,並設定自己在一天內瀏覽這些網頁的時限。例如:你可以「限制自己一天只能看10分鐘YouTube」,當你使用YouTube的時間一滿10分鐘,瀏覽器就會馬上封鎖網頁,讓你當天不能再次開啟YouTube。

StayFocusd可以幫助你把自己逼到極致、完全遠離誘惑,你甚至可以限制自己在上班時段「完全無法開啟」某些網站,讓你與那些容易造成分心的網頁完全切割開來。關於StayFocusd更多詳細的功能介紹,可以參考電腦玩物分享的這篇文章

JANDI:專案進度、重要檔案不離手

JANDI是一個集通訊、檔案管理功能於一身的團隊協作平台,可說是「亞洲版的Slack」,目前被許多新創和知名企業導入,不僅檔案搜尋、分享方式相當直覺,方便使用者整理郵件與規劃待辦事項,還可依專案開啟群組討論。

最棒的是,JANDI能一站式整合許多雲端服務,你可以匯入Google日曆來做行程管理,檢索Trello上紀錄的專案進度、或是連結Dropbox存放的檔案。另外,JANDI有號稱「銀行等級」的資安控管,能夠限制手機檔案下載、或是在預覽檔案加上浮水印,能確保專案成員進行密切又安全的討論,是遠端工作者的一大福音。


趁著在家辦公的機會,不僅可以重新檢視工作方法、培養工作紀律,說不定還能因此開發自己成為SOHO族的潛能,好好善用工具,朝著「新時代的工作者」邁進吧!

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