跨國團隊遠端工作好困難?10個技巧增進工作效率!

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圖片來源:rawpixel.com from Pexels

【三眼怪聊天室】系列是我們在日常閒聊與分享下產生的主題,因為彼此有不同的工作背景與經驗,在聊天中總是會擦出不一樣的火花!我們剛好都有經歷過跨國團隊的挑戰,撇開產品在地化的需求差異,最近聊了很多關於跨國團隊合作的困難和因應對策,這次就藉由這篇文章統整分享給大家。
Anne: 曾在台灣當地與香港總部的產品與開發團隊合作,有大量中英夾雜的溝通經驗。
Nana: 曾在新加坡總部帶領台灣開發團隊,累積了遠端合作的能力與頻繁出差的里程數。
Yolanda: 負責業務時常需要與中國、日本、韓國等亞洲分部同事溝通理解需求,也曾出差半個月到其他地區跟當地同事工作。

在網路無國界的時代,大部分的軟體工作都會遇到與跨國團隊合作的機會,其一是台灣本身市場規模有限,台灣的產品多多少少會試圖進軍海外市場,而外派台灣人過去、或是雇用當地員工來打市場。

其二則是外商來台設點,想做台灣市場、華文市場的生意,因此設立了包含業務、BD、客服的商業端團隊來耕耘在地使用者,或是看中台灣軟體實力而在此設立技術、產品團隊。


▍為什麼跨國團隊合作很困難?

1. 溝通效率低

在跨國團隊中,大部分時間都是用線上文字訊息溝通(Slack, Email),若提問者用文字訊息問得不清楚,回答者沒答到要點就會造成對方要再追問,尤其若雙方都不是 native speaker 則語意混淆的狀況會更嚴重。

若遇到其中一方漏了訊息、找不到人,而另一方又抱持著耐心等待的心態,例如工程師在看文件時遇到問題但怕一直打擾 PM 而不敢一直線上追問,這一來一往會造成時間浪費,更不用說若是有時差的兩個地區,無效溝通一天拖過一天。

在這個情況下,視訊會議是非常必要的,但網路不穩、擴音設備沒接好、視訊鏡頭有問題等技術問題就會是雙方需要克服的。若是一方在報告,分享螢幕(share screen)時不但會看不到對方即時的反應,而視訊會議中難免會有 lag 或斷斷續續的狀況,聽不清楚內容外,對方可能也不方便在報告中途插嘴問問題,跟現場開會比起來效率真的差非常多!

2. 團隊向心力與認知差異

總部和其他地區的團隊成員在公司中的能見度與影響力不同,若成員不了解公司目標、團隊目標,且對自己負責的工作內容沒有 ownership,很容易工作倦怠。

總部與其他地區對於事情的優先級、緊急程度可能會有認知差異,需要花更多的力氣去傳達一套統一的認知標準給各地區的團隊成員,讓所有人在同一條船上,朝同一個方向前進。

除此之外,某個地區發生緊急狀況的時候,其他地區可能無法立即感受到急迫性,雖然生活在同一個 Slack 群組裡,可能會造成某些地區團隊成員們彼此間有革命情感,其他地區的成員則覺得天高皇帝遠,無法感受事情的急迫性。

3. 不利於共同發想與討論點子

比起遠端溝通,跟坐在附近的同事溝通相對容易傳達想法。 圖片來源:Moose Photos from Pexels

當同事都坐在旁邊時,很容易想到一個想法就直接分享,話題開啟之後很容易延續,許多有趣的想法是在這種不經意的時候迸發。

當遠端工作時想要開一個發想會議,執行起來非常困難,無法你一言我一語的延續話題,也很難用視覺化的方式(Post-It)來發散討論。


▍改善跨國團隊合作經驗

1. 頻繁與即時的溝通

Yolanda:「我現在很常需要跟中國同事溝通,雖然都是用中文,但文字有時候很常雞同鴨講,當下直接 con call 最快。」

技巧一:即時視訊溝通

身為產品負責人,重要的事情說三遍也不為過,將脈絡與前因後果交代清楚,別怕過度溝通。若事情有優先級的改變,即時告知其他團隊成員。

技巧二:建立多元的聯繫與溝通管道

平時可以與團隊成員約法三章,當自己多久沒回覆訊息時可以再次提醒、使用其他聯繫管道、找哪位同事幫忙抓人,或是發在哪個 Slack Channel 裡看看是不是有其他負責人可以代為處理。團隊也可以使用共用的 Google Calendar 隨時可以上去察看會議參與者,瞭解自己想溝通的對象是不是正在會議中或面試中。

處理緊急事件時,當時我們遇到需要台灣 PM 跟香港工程師要合力解決的嚴重問題,曾經直接將視訊一直開著模擬大家坐在隔壁的情景,主要負責的 PM 可以即時更新台灣端的最新狀況、工程師也能夠隨時說明他的假設與處理進度,其他的 PM 則分階段幫忙總結狀況在 Slack Channel 裡讓其他相關單位了解狀況。

2. 改善遠端會議品質

Nana:「旋轉有 IT 幫每間會議室和大型 all-hands meeting 設定好麥克風投影視訊等設備,甚至還會準備多一台電視在投影幕旁邊讓我們可以看見遠端同事的臉,技術問題減少會更有效率。」

硬體升級,是改善溝通品質最直覺的方式。 圖片來源:Pixabay from Pexels

技巧三:升級遠端視訊的軟硬體設備

技術問題仰賴公司升級設備與專人處理,雖然體驗絕對比不上現場開會,但光是降低遠端視訊連線可能造成的斷斷續續的干擾與障礙就對溝通效率非常有幫助了。

技巧四:會議前中後都做好萬全準備

會議前先列好會議大綱(Meeting Agenda),並請與會者看過大綱與相關文件並寫下註解。會議中做會議記錄、結束前確立待辦事項(Action Items),會議後盡量在當天將會議紀錄發給所有與會者、相關單位,確保大家認知相同,並敲定好下次的會議時間。

若在遠端會議中找不到時機發言,可以善用遠端視訊軟體中的文字訊息,先將待會想問的問題傳出去,避免自己忘記外,也讓會議記錄者可以做準備。

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