職場必備的 Google 日曆有很多功能，把這 30 個技巧學起來，讓你事半功倍！
現在很多人用 Google 日曆來規畫時間安排，但你知道除了最基本的紀錄開會時間、紀錄待辦事項的基本操作，Google 日曆還有許多關於小技巧，可以讓生活更省時、也能讓工作更有效率嗎？（本文以網頁版為例）
關於介面設置
圖片來源：
Google 日曆
- 將「工作」、「家庭活動」、「個人行程」分開
點擊網站左下方「其他日曆」的「＋」，點擊「建立新日曆」。 - 檢視他人日曆
點選頁面左下方「其他日曆」旁的「+」號 → 點「加入日曆網址」→ 輸入欲檢視人的日曆網址 → 回到日曆頁面，點選顯示欲檢視人日曆，就可以與自己的行程並列檢視。 - 只使用平日的 Google 日曆
點擊網站右上角的齒輪圖示旁邊下拉選單 → 取消「顯示週末」。 - 讓整個畫面只顯示行事曆
按一下網站左上方三橫線圖示，以及網站右下角「>」圖示。
點選右上方齒輪圖示
- 使用月曆模式，清楚看到每天前 5 個活動
選「密度和顏色」→ 將「資訊密度」更改為「密集」。 - 復原被刪除的活動
選「垃圾桶」→ 選取要復原的事件。一個月內被刪除的活動才可以被復原。
點選齒輪圖示中「設定」
- 在行事曆上顯示另一個時區的時間
下拉至「時區」→ 勾選「顯示次要時區」並設定次要時區；更可點選「主要時區」和「次要時區」旁邊的「標籤」，輸入習慣的時區代稱，讓一切更一目瞭然。 - 在日曆上顯示世界時間
下拉至「世界時鐘」→ 勾選「顯示世界時鐘」並設定自己想要顯示的時區 → 回到 Google 日曆，可看見設定好的世界時間顯示在頁面左邊。 - 將 Google 日曆中的活動預設一小時，更改成自己習慣的時間單位
下拉至「活動設定」→ 點選「預設持續時間」選單。 - 習慣一周開始是星期一的人
下拉至「畫面顯示設定」→ 下拉「一周的第一天」→ 選單設定「星期一」。 - 大多數的人習慣看日、周、月和年檢視，但其實可以自訂檢視模式
以兩周為例。下拉至「畫面顯示設定」→ 點選「設定自訂檢視」選單 → 點選「2 週」；回到 Google 日曆 → 點選右上角齒輪圖示旁邊下拉選單 → 選擇「2 週」。 - 讓已經完成或是過去的行程變淡
下拉至「畫面顯示設定」→ 勾選「降低過去活動的亮度」。 - 以 email 提醒全部事件
下拉至「我的日曆的設定」選取特定日曆 → 下拉至「活動通知」 → 將通知設定成「傳送電子郵件」並設定時間。 - 每天早上收到一封 emial 提醒每日行程
下拉至「我的日曆的設定」選取特定日曆 → 下拉至「其他通知」 → 將「每日待辦事項」通知設定成「電子郵件」。
不能不知道的快捷鍵
- 快速在日、周、月、年檢視中切換
日檢視按 1 或 d；周檢視按 2 或 w；月檢視按 3 或 m； 自訂檢視模式按 4 或 x；待辦事項檢視按 5 或 a；年檢視按 6 或 y。 - 在日、周、月檢視中，在任何活動上以單隻手指點一下，會彈出該活動的詳細資訊；以單隻手指點兩下可以快速編輯活動；以雙手指點擊活動，可以快速刪除或是更改活動顏色
- 點擊鍵盤的「/」鍵，可以快速搜尋活動；按下搜尋欄右邊的向下箭頭，可以「特定日曆、日期、地點、參與者」搜尋活動，也可以排除某些關鍵字
- 按 c 可以快速創立新活動
- 同時按 Shift+c，可以不進入新活動的創立頁面，直接在日曆上進行創立新活動
- 使用 Ctrl+S（Mac 使用 Command+S）快速儲存新活動
- 按 g 可前往特定日期。
- 按 Esc 可從活動詳細資料頁面返回日曆方格
- 按 t 可隨時回到目前的日期
- 按 z 鍵可以復原 10 秒內的動作
在創立新活動頁面可以做的事
- 設定定期重複出現的活動
點選「全天」右側下拉選單 → 選取希望該事件重複的頻率。 - 點選迴紋針的圖示，可以插入 pdf 檔、圖片或是文件
- 在創建新活動時瀏覽其他人的議程
在「活動詳細資料」右邊，新增邀請對象欄位中輸入欲邀請人。即可在「活動詳細事資料」事項右邊「安排時間」頁面，看到朋友的時間規畫 - 以 email 提醒特定事件
將鈴鐺圖示旁的通知設定成「傳送電子郵件」→ 設定傳送的日期和時間。
在日、周、月檢視時點選事件可以做的事
- 發 email 給事件邀請對象
點選活動 → 右上方會出現信封圖示 → 點選信封圖示 → 即可發送 email。 - 在有突發狀況發起人無法參加活動時，更改活動擁有者
點選活動 → 右上方出現 3 個點圖示 → 點選 3 個點圖示 → 選取「變更擁有者」，輸入要接管事件人的信箱。
資料來源 / Fast Company、Google
本文轉載自《經理人》
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