現代大多上班族的時間往往會被工作壓縮,利用通勤時間處理公務已成為日常,使日本的電車公司從中看到商機,並開始利用自身車站、列車資源推出「共享辦公室」服務。

如 JR 東日本近期便推出了「車站辦公室」和「新幹線辦公室」兩種共享辦公室服務,力求將乘客等車和移動的時間做最有效率的利用;而距離東京約 1 小時車程的橫濱,當地的京濱急行電鐵近日與露營車租借平台 Carstay 合作,在各大車站推出「行動辦公室」。

究竟這些企業是看見了乘客有什麼樣的需求?它提供了什麼服務?未來這些服務又將如何持續?

車站辦公室:15 分鐘的轉乘時間也不放過

新幹線、在來線、私鐵,雖然日本的鐵路系統已經四通八達,不過列車間轉乘的等待時間累積起來也是不容小覷,對於因公外出或長途出差的旅客來說,若有個能處理緊急公事的辦公空間那就再好不過了,此時,JR 東日本設立的車站辦公室(STATION WORK)便能派上用場。

JR東日本車站辦公室(STATION WORK)
STATION WORK 是 JR 東日本設立於車站內的共享辦公室服務。圖為位於東京站的STATION BOOTH。
圖片來源: STATION WORK

從去年 8 月設立以來,STATION WORK 已在東日本的各大車站設立了約 30 個據點,另也陸續與鄰近飯店租借空間,提供乘客小型辦公空間。JR 東日本計畫將在今年設置 100 個 STATION WORK 據點,目標於 2025 年擴張至 1,000 個。

目前車站辦公室主要有 2 種形式,分別為供 1~2 人使用、類似電話亭的「STATION BOOTH」;及配備辦公桌,可坐下來討論的「STATION DESK」,兩者皆備有空調、螢幕、插座、Wi-Fi 等設施,以 15 分鐘為一個利用單位,對轉乘的旅客相當友善。使用方式也相當簡單,只要事先在手機註冊會員,就可以預約,進入時只要掃辦公室旁的 QR Code 即可。

STATION DESK
圖為位於橫濱站的 STATION DESK。
圖片來源: STATION WORK

新幹線辦公室:開會、講電話沒問題

轉車時間雖讓人有時覺得厭煩,但充其量也就幾十分鐘,不過若是在新幹線上 1、2 個小時完全不能工作,更讓人覺得浪費。看到這個需求,JR 東日本於本月開始在特定的新幹線上試辦「新幹線辦公室」,與一般新幹線車廂不同,新幹線辦公室有以下 3 大特點:

1. 可以開會、講電話

在日本的火車上,講電話被視為不禮貌的行為,更遑論要開會、討論公事,可能一次就要半小時,而在新幹線辦公室內,只要把口罩戴好,乘客就能放心講電話。

2. 租借路由器

因列車快速移動,加上偶爾會經過山洞等地形,多少會對行動網路的連線造成影響,連帶使遠距辦公的品質降低。為此,JR 東日本與電信公司 KDDI 合作,讓乘客能夠租借路由器,無論是視訊或單純上網都能順暢使用。

目前試營運階段,除了防疫用的酒精棉片外,JR 東日本還會另提供兩項科技產品租借服務,分別是提示工作效率的「集中力測量眼鏡」和減少周圍噪音的「降噪機」,讓旅客有更好的辦公環境。

3. 不用額外加價

雖然比一般車廂提供更多服務,不過 JR 東日本暫時沒有打算多收費用,只要購買該班列車的乘車券和特級券,就可以預約搭乘。

目前 JR 東日本先在特定新幹線上進行試辦,以試辦範圍東京站到新青森站為例,3 個多小時的車程藉此就能夠更有效率地應用。

行動辦公室:不用進都市也能辦公事

日本疫情難遏,許多企業開始採用彈性的遠距辦公或混合辦公模式,然而並非所有人家中都有適合的工作環境,部分人還是選擇搭車通勤上班,使防疫效果大打折。對此,日本橫濱當地的私鐵公司「京急電鐵」與日本露營車租借平台 Carstay 合作,推出「mobile office」(行動辦公室),供需遠距辦公、上學的上班族和學生使用,預計於本月底開始試辦。

圖片來源: 京急電鐵

會有這樣的跨界合作,主因是疫情期間,京急電鐵的鐵路本業和車站附近店家的生意受到很大的影響,因此京急電鐵積極地想讓人流回到車站。

這款行動辦公室是由露營車改裝,車內約有 2 坪多的空間,配有桌子、冷氣、冰箱、插座、Wi-Fi 等,號稱可解決所有遠距辦公的問題,提供一個讓人能集中注意力工作的場所。目前行動辦公室在推廣階段完全免費,只要上網預約就可以使用,而這款行動辦公室將在京急電鐵沿線各大車站附近的停車場不斷巡迴,若今天離自家站點比較遠,欲使用的乘客也能搭車前往。

打破空間限制,省下時間做更多事

上述 3 項新服務,都是因疫情孕育而生,並同時打破了「空間限制」,除了讓工作更有效率,也能幫員工一下班走出車站,就進入自己的「下班空間」。如同美國露營車品牌 Airstream 近期就推出一款「能開出去工作的露營車」,他們的訴求是當你開到度假地辦公,閡上電腦的下一秒就能夠完全放空。

這些服務也慢慢影響人們的想法,疫情前,許多人擔憂企業若讓員工在家辦公,會顯得沒有制度和效率,但經過這段時間的驗證,省下來的通勤時間反而能做更多事情,也讓企業、客戶能接受員工在家工作。因此,只要確保電源、網路兩個關鍵要素穩定,就能提升這類服務的使用率。台灣的高鐵車程雖不夠長,不一定需要拿來辦公,但在台鐵、高鐵等車站確實臨時有公事,沒有太好的處理空間,或許我們能從日本借鏡,在此抓到新一波商機。