傳統的 ERP 系統常見幾個痛點,如系統沒有整合前後端,會計、簽核和發票系統都各自獨立,只能手動整合;此外,每到月底時,財會人員只能透過系統報表匯出 Excel 另外加工,或採用客製化處理等形式製作報表,導致財會人員陷入繁瑣例行公事的泥淖。
FlexSystem 的解方旨在整合所有流程,將簽核、請款、付款、發票這些瑣碎的細項全部串連起來,在一個系統完成,並導入多維度分析架構,在前後端的系統都可以讓客戶自定義欄位,找到需要的數據,快速製成報表。不僅節省時間和人力,也讓財務數字背後的市場判讀與營運洞察更加明瞭。
「過去傳統的 ERP 或者財會系統、簽核流程,遇到遠距工作就沒辦法。」ERP 系統商佛萊信(FlexSystem)台灣區業務經理簡子函說。他觀察到前段時間疫情嚴重時,有些公司一時應變不來,甚至需要到郵局寄發票請款、在網路銀行上一步一步輸入付款、一筆一筆核銷。
之所以需要採取這樣相對「傳統」的做法,究其原因就是系統未能整合,會計、簽核和發票都系統都各自獨立,只能手動整合;此外,當前組織對財會系統的要求也不再是「夠用就好」,而是追求即時取得分析數據、流程自動化,以能提升營運效率、節省運作時間與溝通成本為主。
FlexSystem 便是在這樣的趨勢下,以新世代智慧財務 ERP 緊抓管理階層與一線員工的痛點,「疫情讓業務諮詢量至少提升 80%。」簡子函表示。
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整合前後端財務流程,節省成本、提高效率
簡子函指出,瞄準過去各項財會系統分散的痛點,FlexSystem 的強項在於流程整合,也就是將簽核、請款、付款、發票這些瑣碎的細項全部串連起來。
他舉例,比方說一個業務今天請客戶吃飯要請款,就可以線上報銷,主管接到通知進系統審核,只要有網路就能夠執行;另外前端系統可以串接後端,當公司有應付帳款時,可以直接連動銀行端,付款完畢便自動核銷。
另一方面,FlexSystem 深度支援台灣本土化應用,除了完整支援進銷項營業稅媒體申報、配合國稅局多年推廣的電子發票,FlexSystem 早已經有完整的全方位電子發票解決方案,可選擇開立 B2B 或 B2C 的發票,透過 E-mail 批次寄送電子發票證明聯,同時上傳至電子發票整合服務平台,最終自動與財務管理系統整合。
採用該公司系統的 PressPlay 營運部財務總監王啓彰總監表示,「以往進行費用申請時,需要 2~3 位會計人員辨認各項費用支出與相關作業,透過費用申請系統化整合前後端流程,現在只需要 1 位人力就能立即完成。」
結合商業分析,讓系統發揮更多功能
「財務管理的工作者還有一個最頭痛的點,就是月底花很多時間在做報表。」簡子函說,FlexSystem 具備多維度分析的架構,在前後端的系統都可以讓客戶自定義欄位,找到需要的數據,快速製成報表。
他以旗下有「AILead365」線上教學平台的力宇教育事業為例,過去要做報表,不外乎得使用系統報表匯出 Excel 另外加工或採用客製化處理等形式,然而 Excel 編輯耗時費工、錯誤率高,客製化的報表則有高成本、難維護等困難。
「因為力宇搭配『AILead365』線上教學平台所出版的講義品項與種類繁多,大約 400-500 種,如果沒有彈性多維度分析與商業智慧應用,很難瞭解各個品項實際的交易狀況,也無法輔助主管做決策。」力宇教育事業行銷企劃處企劃經理陳嘉銘解釋。
舉例來說,若要製作某科目過去半年的報表,以前要撈出所有資料再分類整理,至少要半天到一天的時間,如今只要從系統分類中篩選科別、年級等資料,或是透過系統內建樞紐分析表,大約幾分鐘內就能產出期望取得的數據,解決過去需花時間翻找一堆紙本文件的過程。此外,管理者也可以從數據中比較各產品的銷售表現,並針對銷量較差的產品,推測原因及找出解決的方法。
簡子函說:「從技術觀點來看,對數據分析的日益重視,將真正幫助財會人員更了解數據的本質,成為企業營運環節的重要夥伴。」
訂閱模式讓 ERP 的使用更加彈性
簡子函認為,除了智慧化之外,FlexSystem 比起其他 ERP還有一個優勢,即採訂閱制收費,系統模組彈性、擴充性強。他舉例,規模小的公司不需要簽核系統,可以不選用,規模大的公司想要客製化加入新的功能,FlexSystem 也能做到。「我們有客戶是成員只有 4 人的小公司,它可以一直用我們系統用到它擴充至 1,000 人都不用換,彈性很大。」
也因為如此,FlexSystem 得以服務各行各業的客戶,「我們會把服務各行業的經驗,放在標準版裡面,所以當我們涉獵的產業別愈多,我們的系統就會愈來愈完整,相輔相成。」
而隨著遠距工作逐漸成為常態,FlexSystem 也不斷在細節的用戶體驗上更優化,比方說日曆功能,可以配合休假日、國定假日判別收款和付款日;又或者推出推新版本、跨行動裝置的介面,讓員工用手機也可以輕鬆使用系統。
簡子函分享,透過智慧化、自動化的技術將財會人員從繁雜例行公事釋放出來,探索更多參與決策對話的潛能,更即時、快速的了解營運數據背後的本質,將是未來企業營運的重要能耐。
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公司名稱 |
FlexSystem 香港商佛萊信電腦軟體有限公司台灣分公司
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核心產品 |
FMS 財務管理系統、FION 自編財報工具、FAM 固定資產系統、PA 付款系統、EXP 費用申請系統、EIV 電子發票系統、SPI 進銷存系統、IFRS16 租賃資產管理系統
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合作案例 |
PressPlay、力宇教育事業、真好玩娛樂、中國貨櫃、I.T 服飾集團、假日飯店,與其他亞太地區 10,000 多間公司
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