【專家觀點】主管、部屬在天秤的兩端怎麼溝通?用三招突破僵局、建立共識!

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圖片來源:Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

「主管都不能體會我們的苦!」、「為何怎麼溝通都達不到我要的期望呢?」類似這樣的情境經常出現在組織中,到底要怎麼做才能讓溝通更順暢、讓事情更好處理呢?

在主管、部屬這兩種角色中,對於「成果」的要求是截然不同的。因此,要達到好的溝通,首先就是要做到快速換位思考,讓對方覺得「你懂我」,才可能有所突破。以下五個面向可以作為雙向溝通切入,進而看到對方的關注點與糾結點。

首先,是對於成果的期待。從主管的角度來看,做到完美才是最理想的,百分之百達標只是基本的,能夠超越才是真正目標;從部屬的角度出發,則是以風險控制的思維行事,因此做到剛剛好就是達到目標了,若自我要求太高,一方面可以能必須承擔不必要的風險,另方面也會把「制高點」的基準變得更高。

接著,是對工作效率的看法。主管心裡總是期待能夠「提早完成」,假如一個專案設定在月底完成,那麼主管內心深處所期待的,往往是截至日前5天至1週就能看到產出結果;然而,對部屬來說,準時完成是最理想的一種情況,因為越早完成,會讓主管知道「原來你可提早做到」,進而下次有新案子時,會要求更快完成。

再者,是工作方法的著重點。由於主管總是想快速看到產出,所以對於部屬要如何完成、有什麼挑戰,並不會非常在意與關注,只要能將結果儘早完成就好;部屬著重的是在一定的風險控管內,達到組織與上司賦予的目標,因此會更在乎流程控管,藉此確保每一個切分的小階段目標能夠達成,同時並持續朝長遠目標邁進。

然後,是關於溝通重點。因為主管每天都有忙不完的事情,所以效率、速度感就是核心,在溝通的過程中,如何能以「最快、最即時、最簡潔」方式,將相關資訊「條列式、重點摘錄」傳遞出去,就是主管在意的重點。不過,因為部屬希望將事情妥善完成、讓主管了解全貌,因此與主管溝通時,會希望將所有資料、因果邏輯都說明清楚,深怕資訊產生了遺漏,結果往往因為表達內容太多且雜,所以常無法讓主管聽到「重點」,而使得主管的耐心降低、脾氣變大、口氣變急。

最後,是對彼此相處的期待。主管期望的是部屬與自己站在同一陣線上「共同打仗」,部署則期待主管能夠「同理關懷」,能在溝通中多了解我們的困難、糾結,並且給予支持、支援、資源,讓我們覺得是在同一條船上。

當理解、同理對方的「在乎、關注」之後,又該如何做調整跟執行呢?以下關鍵三招超重要!

第一招:做任何行動前,將「對方在乎點」放入行動策略中

為了做到真正的換位思考,在每做出一個行動做法前,先將對方在乎的面向、內容考慮進來,因此「行動的完整性、對方的接受度、溝通的成效度」都會有機會提升。

第二招:願意主動溝通,將「自己不懂的」藉由提問來取得

其實每個人都不是別人肚子裡的蛔蟲,所以彼此總是會有不懂、不清楚、不明確的狀況發生,當能夠主動溝通、提問,就有機會能夠取得到更完整的資訊,讓事情失誤率降低。

第三招:透過小型試錯,將「產出與行動」做有效調整修正

過去總是主管交辦任務後,部屬就是使命必達,完成後再回報主管,但是若能做些微調,將「一次做到底」轉變成「邊做邊溝通」,透過持續溝通、快速調整,不要等幾乎完成後,才發現目標方向、預期產出「其實根本是錯的」,這時所需成本、承擔後果就是非常可觀的。

整體來說,企業要的就是創造產出,而產出是需要主管與部屬協作的,當溝通變得快狠準,自然能提升共識與效率。